Im Bereich Konzernrechnungslegung setzt sich die Aufbauorganisation aus den lokalen Abteilungen des Rechnungswesens in den Konzernunternehmen sowie dem zentralen Konzernrechnungswesen der Österreichischen Post AG zusammen.

Die Konzernunternehmen erstellen auf Gesellschaftsebene zeitgerecht vollständige und korrekte IFRS-Einzelabschlüsse gemäß den konzerneinheitlichen Bilanzierungs- und Bewertungsvorschriften. Die IFRS-Einzelabschlüsse sind die Ausgangsbasis für die Weiterverarbeitung im zentralen Konzernrechnungswesen. Die Erstellung des Konzernabschlusses obliegt dem Konzernrechnungswesen, dessen Aufgaben- und Verantwortungsbereiche im Wesentlichen die strukturierte Übernahme der von den Konzernunternehmen gemeldeten Daten, die Durchführung der Konsolidierungs- und Eliminierungsmaßnahmen sowie die analytische Aufbereitung der Konzernabschlussdaten und die entsprechende Erstellung von Finanzberichten umfassen.

Der Ablauforganisation in der Erstellung des Konzernabschlusses liegt ein strikter Terminplan zugrunde. Die Termine werden für ein gesamtes Geschäftsjahr erstellt und veröffentlicht. Zusätzlich erhalten die Konzernunternehmen quartalsweise in Form des Konzerninformationsschreibens detaillierte Informationen und Konzernvorgaben zu ausgewählten Themen für die Erstellung des Quartalsabschlusses. Entsprechend dem Fertigstellungs-/Veröffentlichungstermin des Monats-/Quartalsabschlusses bestehen sowohl in den lokalen Organisationseinheiten als auch im Konzernrechnungswesen detaillierte Terminpläne und Arbeitskalender zur Abschlusserstellung und Berichtsaufbereitung.

Zur Vermeidung von wesentlichen Fehldarstellungen bei der Abbildung von Transaktionen wurden mehrstufig aufgebaute Qualitätssicherungsmaßnahmen implementiert um sicherzustellen, dass die IFRS-Einzelabschlüsse für die Zwecke der Konsolidierung richtig erfasst sind. Diese

Maßnahmen umfassen einerseits automatisierte Kontrollen (Validierungen) in SAP SEM-BCS und andererseits manuelle Kontrollen der Mitarbeiter der Tochtergesellschaften sowie der Mitarbeiter des Konzernrechnungswesens.

Ausgehend von den Abschlüssen der Konzernunternehmen führt das Konzernrechnungswesen in mehreren Stufen umfangreiche Plausibilitäts- und Datenqualitätschecks durch, die sicherstellen sollen, dass die Daten, die die Transaktionen der Konzernunternehmen abbilden, für die Zwecke der Konsolidierung bzw. der Erstellung des Konzernabschlusses richtig erfasst sind.

Die mehrstufige Überprüfung der Abschlussdaten sieht vor, dass die Abschlüsse der Konzernunternehmen auf Gesellschaftsebene vor Konsolidierung sowie in weiteren Stufen nach Konsolidierung zentral auf Positions-, Segment- und Konzernebene analysiert werden. Die zentrale Datenanalyse umfasst die Prüfung der erforderlichen Eliminierungen, die Segmentdarstellung nach IFRS 8 sowie Ausweisänderungen auf Konzernebene.

Erst nach Durchführung der Qualitätskontrollen auf allen Stufen erfolgt die Freigabe des Konzernabschlusses.

Der Konzernabschluss der Österreichischen Post wird auf Grundlage von SAP SEM-BCS monatlich in Form einer Simultankonsolidierung erstellt. Die Erfassung der Anhangangaben sowie die Ermittlung der latenten Steuern erfolgt ebenfalls über SAP SEM-BCS.

Die konzerneinheitlichen Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sind im Konzernhandbuch zusammengefasst. IFRS-Neuerungen werden vom Konzernrechnungswesen laufend überwacht und quartalsweise als IFRS-Updates zum Konzernhandbuch veröffentlicht. Einmal jährlich erfolgen die Einarbeitung der Updates und die Veröffentlichung der aktualisierten Jahresversion des Konzernhandbuchs.

Zusätzlich zum Konzernhandbuch bestehen Richtlinien und Fachkonzepte zu ausgewählten Konzernprozessen, insbesondere zu Konsolidierungskreisänderungen und Akquisitionen. Im Bereich der Stammdaten (z. B. SAP SEM-Positionen, SAP-Konzernkontenplan, Kundendaten) sind zentrale Anlage-/Änderungsprozesse definiert worden.

Die Konsolidierungsprozesse sind im Konsolidierungshandbuch beschrieben. Das Konsolidierungshandbuch vermittelt einen zusammenfassenden Überblick zum Ablauf der Erstellung des Konzernabschlusses mittels SAP SEM-BCS, zu den Qualitätssicherungsmaßnahmen und zur Berichter-

stattung im Konzernrechnungswesen. Aufbauend auf den betriebswirtschaftlichen Konsolidierungsregeln werden die Konsolidierungsmethoden im Österreichischen Post Konzern dokumentiert und spezifiziert.

Die IFRS-Einzelabschlüsse werden überwiegend mittels SAP R/3 erstellt. Die IFRS-Überleitung erfolgt im Zuge der parallelen (dualen) SAP-Rechnungslegung. Die Übernahme der Meldedaten in SAP SEM-BCS erfolgt mittels automatisiertem Upload.

Zu Zwecken der Überwachungs- und Kontrollfunktion wird der Konzernabschluss durch die EBIT- bzw. Ergebnisüberleitung kontrolliert. Dabei wird eine Überleitung der Einzelabschlüsse auf den Konzernabschluss unter Berücksichtigung der im Konzern durchgeführten Buchungen und Eliminierungen vorgenommen.

Zur Wahrnehmung der Überwachungs- und Kontrollfunktionen werden wesentlichen Führungsebenen vorläufige Konzernabschlussdaten zur Verfügung gestellt.

Im Zuge der Erstellung des Konzernabschlusses werden folgende Berichte erstellt:

• Aufsichtsratsbericht
• Zwischenberichte
• Datenanalyse und Auswertung
• Interner Beteilungsbericht

Adressaten des vorläufigen sowie des vierteljährlich erstellten Aufsichtsratsberichts sind in erster Linie der Vorstand und der Aufsichtsrat der Österreichischen Post AG.

Neben dem Aufsichtsratsbericht und dem gesetzlich vorgeschriebenen Anhang/Zwischenbericht nach IAS 34 werden weitere interne Zwischenberichte, die weiterführende Erläuterungen zu ausgewählten Positionen, Ergebnisüberleitungen und Kennzahlen enthalten, erstellt.

Ein wesentlicher Punkt in der internen Berichterstattung des Österreichischen Post Konzerns ist die Datenanalyse und Auswertung. Diese beinhaltet vor allem die Berechnung des Konzern-Cashflows sowie die dazugehörigen detaillierten Erläuterungen. Weiters fällt unter diesen Punkt der Berichterstattung die Berechnung von ergebnis- und wertorientierten Parametern sowie von Liquiditätskennzahlen.

Vom Controlling wird monatlich ein interner Beteiligungsbericht erstellt, der Informationen über die Entwicklung der Konzernunternehmen enthält. Dieser Bericht wird ebenfalls dem Vorstand zur Verfügung gestellt.

Die Berichterstattung an die Aktionäre der Österreichischen Post AG erfolgt durch Investor Relations in Übereinstimmung mit dem Österreichischen Corporate Governance Kodex sowohl über die Website von Investor Relations als auch über direkte Gespräche mit den Investoren. Die veröffentlichten Informationen werden allen Investoren zeitgleich zur

Verfügung gestellt. Zusätzlich zu den Pflichtpublikationen (Jahresfinanzbericht/Geschäftsbericht, Zwischenbericht über das erste Quartal, Halbjahresfinanzbericht und Zwischenbericht für die ersten drei Quartale eines jeden Jahres) stehen den Investoren auf der Investor-Relations-Website zahlreiche weitere Informationen, unter anderem Investoren-Präsentationen, Informationen rund um die Aktie, Ad-hoc-Mitteilungen oder Finanzkalender, zur Verfügung.

Kernpunkt des operativen Risikomanagements bildet die Identifizierung, Evaluierung und Beherrschung von wesentlichen Risiken aus der operativen Geschäftstätigkeit. Dieser Prozess wird von Schlüsselpersonen in den Divisionen und den Geschäftsfeldern getragen. Die divisional angelegte Organisationsstruktur gliedert sich in drei operativ tätige Divisionen bzw. fünf Geschäftsfelder sowie in unterstützende und beratende Zentral- und Serviceeinheiten.

Die Tochtergesellschaften des Österreichischen Post Konzerns werden dabei im Wesentlichen je nach Tätigkeitsschwerpunkt den einzelnen Divisionen und Geschäftsfeldern zugeordnet. Die in den jeweiligen Einheiten bestehenden wesentlichen Geschäftsrisiken werden identifiziert und laufend beobachtet. Auf dieser Basis werden angemessene Risikomaßnahmen, wie z. B. Backups oder Notfallpläne, festgelegt.

Für den gesamten Österreichischen Post Konzern besteht ein einheitliches Risikomanagement, das alle Organisationseinheiten und wesentlichen Tochtergesellschaften sowie ein internes Kontrollsystem für alle wesentlichen Prozesse einschließt und sich grundsätzlich nach dem COSO Standard „Enterprise Risk Management – Integrated Framework“ richtet.

Weitere zentrale Instrumente der Risikoüberwachung und -kontrolle sind konzernweite Richtlinien über den Umgang mit wesentlichen Risiken, der Planungs- und der Controllingprozess sowie die laufende Berichterstattung. Die Richtlinien umfassen beispielsweise die Festsetzung und Kontrolle von Limitkategorien und Handlungsabläufen zur Begrenzung finanzieller Risiken sowie die strikte Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips.

Diese Richtlinien sind Teil des internen Kontrollsystems und stellen unter anderem die ordnungsgemäße interne und externe Finanzberichterstattung sicher. Der Planungs- und Controllingprozess dient als Frühwarnsystem und als Basis für die Beurteilung der Wirksamkeit der eingeleiteten Steuerungsmaßnahmen.

Das interne Kontrollsystem (IKS) als Teil des Risikomanagementsystems ist risikoorientiert aufgebaut und in die Betriebsabläufe integriert. Das bedeutet, dass Maßnahmen arbeitsbegleitend erfolgen oder dem Arbeitsvollzug unmittelbar vor- oder nachgelagert sind. Das IKS basiert auf genauen Informationen über die Prozesse für die Rechnungslegung und Finanzberichterstattung und schließt auch deren vorgelagerte Unternehmensprozesse mit ein. Die Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems wird regelmäßig von der Konzernrevision überprüft.