Scanning & Digitalisierung

Unsere Know-how - Ihr Vorteil: Scanpoint, eine 100%ige Tochter der Österreichischen Post AG ist der Spezialist in der digitalen Postzustellung. Scanpoint befreit Sie von Papier, indem Ihre Post und Ihre Akten in digitale Datenströme umwandelt werden!

Zuordnung inklusive: Durch die zusätzliche Klassifizierung der Dokumente nach Art und Inhalt wird die automatische Zuordnung zu Sachthemen (z.B. Abteilungen, Projekten, Kunden und Mitarbeitern) möglich. Wichtige Informationen, wie z.B. Rechnungs- und Kundennummern, werden von Scanpoint extrahiert und Ihren IT-Systemen zur Verfügung gestellt. Dadurch wird eine viel schnellere und effizientere Verarbeitung ermöglicht.

1. Digitale Postzustellung – erhöhte Produktivität zu geringeren Kosten:

Eine besonders komfortable und schnelle Zustellung bieten Ihnen das Service der digitalen Postzustellung. Die Mitarbeiter von Scanpoint digitalisieren Ihre Eingangspost taggleich und stellen sie den definierten Empfängern in Ihrem Unternehmen schnell und sicher zur Verfügung.

Die zu digitalisierenden Sendungen werden in einem der sechs Briefzentren der Österreichischen Post AG aus dem Poststrom herausgefiltert und an Scanpoint zur weiteren Verarbeitung übergeben. Im Hochsicherheitsbereich von Scanpoint werden die Sendungen geöffnet, entklammert und für die Digitalisierung aufbereitet. Aufbauend auf den Systemen der Scanpoint lassen sich sämtliche papierbasierten Prozesse eines Unternehmens in digitale Datenströme umwandeln und je nach Kundenwunsch automatisch in DMS- bzw. ERP-Systemen weiterverarbeiten.

Ihr Vorteil der digitalen Postzustellung liegt in:

• Zeitersparnis und verkürzten Reaktionszeiten
• Konzentration auf Kernaufgaben
• Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktionszeiten
• Geringere Kosten durch modernste Technik
• Vermeidung von Fehlern, die durch manuelle Eingaben entstehen können
• Transparente und dokumentierte Prozesse (Compliance Richtlinien) 

2. Archivdigitalisierung – das zeit- und platzsparende Service:
Die ständige Zunahme von Papierbergen (Personal,- Kunden,- Lieferantenakten, etc.) führt dazu, dass immer mehr Mitarbeiter vorwiegend mit der Suche nach Informationen beschäftigt sind, statt sich mit deren Bearbeitung zu beschäftigen. Die Lösung bietet ein elektronisches Archivsystem und die Digitalisierung der Papierakten.

Ihre Akten und Belege werden dabei von Scanpoint, einer 100%igen Tochter der Österreichischen Post AG, gescannt. Die Indizierung der jeweiligen Dokumente erfolgt anhand von eindeutigen Informationen am Aktenrücken oder Dokument. Auch die Beibehaltung der durch Registerblätter oft gegebenen Ablagestruktur ist möglich.

Durch die Digitalisierung ist nicht nur ein ortsunabhängiger und gleichzeitiger Zugriff gegeben, die vorhandenen Akten- und Ablagestrukturen können auch im Archivsystem digital dargestellt werden. Damit ist das Recherchieren und Finden von Akten auf Knopfdruck möglich. Scanpoint garantiert ein Höchstmaß an Sicherheit und Qualität. Hochleistungsscanner und Bildverbesserungssoftware erzeugen darüber hinaus eine bestmögliche Bildqualität, wobei die Kompatibilität mit allen Archiv- und IT Systemen sichergestellt ist.

Je nach Wunsch erfolgt die Datenübertragung per Datenträger oder über gesicherte Datenleitungen.
Die Originalakten können entsprechend Ihrer Anforderungen für eine bestimmte Dauer eingelagert werden, datenschutzgerecht vernichtet oder aber auch retourgesendet werden.
Verrechnet wird die tatsächlich erbrachte Leistung und Menge an Digitalisierungen, Sie profitieren von höchster Qualität in Hardware, Software und Know-how.

Ihre Vorteile bei der Archivdigitalisierung:

Schnellerer Zugriff, schnellere Bearbeitung

• Durch den schnelleren Zugriff auf Ihr Archiv sparen Sie sich die mühsame Suche in Bergen von Papier und können sich sofort auf die eigentliche Bearbeitung konzentrieren.

Ortsunabhängiger Zugriff

• Im Gegensatz zum klassischen Archiv bietet das digitale Archiv allen Mitarbeitern einen direkten und bequemen Zugriff, egal ob vom Heimarbeitsplatz aus, anderen Standorten oder sogar aus dem Ausland.

Sicherheit im Ernstfall – Compliance

• Redundante Speicherung an unterschiedlichen Standorten und mit unterschiedlichen Speichermedien gewährleistet beim elektronischen Archiv bei Katastrophen wie Feuer, Überschwemmungen, etc. höchste Datensicherheit. Ihre Ablage wird revisionssicher, ein Aspekt der sich im Ernstfall auszahlt.

Standardisierte und dokumentierte Qualitätsprozesse

• Im Hinblick auf die zunehmende Internationalisierung von Unternehmen werden Geschäftsprozesse nach einheitlichen Qualitäts- und Transparenzkriterien geführt. Die digitale Archivierung unterstützt diesen Professionalisierungsprozess.

Keine unnötige Lagerhaltung

• Physische Archive verlangen nach eigenen Räumlichkeiten und fallweise sogar nach eigenem Personal. Dieser Bedarf entfällt bei der digitalen Archivierung fast vollständig.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website von Scanpoint.

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