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Internes Kontrollsystem

Internes Kontrollsystem und Risikomanagement im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess

Der Österreichische Post Konzern ist – als international tätiges Post- und Logistikdienstleistungsunternehmen – im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit operativen Risiken ausgesetzt, mit denen sich das Unternehmen bewusst auseinandersetzt. Durch die Konzentration auf das Kerngeschäft sowie die jahrzehntelange Erfahrung in diesem Geschäft ist es dem Österreichischen Post Konzern möglich, diese Risiken frühzeitig zu identifizieren und zu bewerten sowie geeignete Vorsorgemaßnahmen zur Sicherung rasch zu setzen. 

Im Bereich Konzernrechnungslegung setzt sich die Aufbauorganisation aus den lokal in den Konzernunternehmen für das Rechnungswesen verantwortlichen Abteilungen sowie dem zentralen Konzernrechnungswesen der Österreichischen Post AG zusammen.

Die Konzernunternehmen erstellen auf Gesellschaftsebene zeitgerecht vollständige und richtige IFRS-Einzelabschlüsse gemäß den konzerneinheitlichen Bilanzierungs- und Bewertungsvorschriften. Die IFRS-Einzelabschlüsse sind die Ausgangsbasis für die Weiterverarbeitung im zentralen Konzernrechnungswesen. Die Erstellung des Konzernabschlusses obliegt dem Konzernrechnungswesen, dessen Aufgaben- und Verantwortungsbereiche im Wesentlichen die Betreuung der Meldedatenübernahme der Konzernunternehmen, die Durchführung der Konsolidierungs- und Eliminierungsmaßnahmen sowie die analytische Aufbereitung der Konzernabschlussdaten und die entsprechende Erstellung von Finanzberichten umfassen.

Der Ablauforganisation für die Erstellung des Konzernabschlusses liegt ein strikter Terminplan zugrunde. Die Termine werden jeweils für ein gesamtes Geschäftsjahr erstellt und veröffentlicht. Zusätzlich erhalten die Konzernunternehmen quartalsweise in Form von Konzerninformationsschreiben detaillierte Informationen und Konzernvorgaben zu ausgewählten Themen der Erstellung von Quartalsabschlüssen. Entsprechend dem Fertigstellungs-/Veröffentlichungstermin des Monats-/Quartalsabschlusses bestehen sowohl in den lokalen Organisationseinheiten als auch im Konzernrechnungswesen detaillierte Terminpläne und Arbeitskalender zur Abschlusserstellung und Berichtsaufbereitung.


Zur Vermeidung von wesentlichen Fehldarstellungen bei der Abbildung von Transaktionen wurden mehrstufig aufgebaute Qualitätssicherungsmaßnahmen mit der Zielsetzung implementiert, dass die IFRS-Einzelabschlüsse für die Zwecke der Konsolidierung richtig erfasst sind. Diese Maßnahmen umfassen einerseits automatisierte Kontrollen (Validierungen) in SAP-SEM-BCS und andererseits manuelle Kontrollen der Mitarbeiter der Tochtergesellschaften sowie der Mitarbeiter des Konzernrechnungswesens.

Ausgehend von den Abschlüssen der Konzernunternehmen führt das Konzernrechnungswesen in mehreren Stufen umfangreiche Plausibilitäts- und Datenqualitätschecks durch. Sie sollen sicherstellen, dass die Daten, welche die Transaktionen der Konzernunternehmen abbilden, für die Zwecke der Konsolidierung bzw. die Erstellung des Konzernabschlusses richtig erfasst sind.

Erst nach Durchführung der Qualitätskontrollen auf allen Stufen erfolgt die Freigabe des Konzernabschlusses.


 

Der Konzernabschluss der Österreichischen Post wird auf Grundlage von SAP-SEM-BCS monatlich in Form einer Simultankonsolidierung erstellt. Die Erfassung der Anhangangaben sowie die Ermittlung der latenten Steuern erfolgt ebenfalls über SAP-SEM-BCS.

Die konzerneinheitlichen Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sind im Konzernhandbuch zusammengefasst. IFRS-Neuerungen werden vom Konzernrechnungswesen laufend überwacht und quartalsweise als IFRS-Updates in Konzerninformationsschreiben veröffentlicht. Einmal jährlich erfolgt die Einarbeitung der Updates in das Konzernhandbuch, dessen aktualisierte Jahresversion daraufhin veröffentlicht wird.

Zusätzlich zum Konzernhandbuch bestehen Richtlinien und Fachkonzepte zu ausgewählten Konzernprozessen, insbesondere zu Konsolidierungskreisänderungen und Akquisitionen. Im Bereich der Stammdaten (z. B. SAP-SEM-Positionen, SAP-Konzernkontenplan, Kundendaten) sind zentrale Anlage-/Änderungsprozesse definiert worden.

Die Konsolidierungsprozesse sind im Konsolidierungshandbuch beschrieben. Das Konsolidierungshandbuch vermittelt einen zusammenfassenden Überblick zum Ablauf der Erstellung des Konzernabschlusses mittels SAP-SEM-BCS, zu den Qualitätssicherungsmaßnahmen und zur Berichterstattung im Konzernrechnungswesen. Aufbauend auf den betriebswirtschaftlichen Konsolidierungsregeln werden die Konsolidierungsmethoden im Österreichischen Post Konzern dokumentiert und spezifiziert.

Die IFRS-Einzelabschlüsse werden überwiegend mittels SAP R/3 erstellt. Die IFRS-Überleitung erfolgt im Zuge der parallelen (dualen) SAP-Rechnungslegung. Die Übernahme der Meldedaten in SAP-SEM-BCS erfolgt durch automatisierten Upload.


Zu Zwecken der Überwachungs- und Kontrollfunktion wird der Konzernabschluss durch die EBIT- bzw. Ergebnisüberleitung kontrolliert. Dabei wird eine Überleitung der Einzelabschlüsse auf den Konzernabschluss unter Berücksichtigung der im Konzern durchgeführten Buchungen und Eliminierungen vorgenommen.

Zur Wahrnehmung der Überwachungs- und Kontrollfunktionen werden wesentlichen Führungsebenen vorläufige Konzernabschlussdaten zur Verfügung gestellt.

Im Zuge der Konzernabschlusserstellung werden folgende Berichte erstellt:

  • Aufsichtsratsbericht
  • Monatsbericht inkl. Strategie-Cockpit
  • Zwischenberichte
  • Datenanalyse und Auswertung
  • Interner Beteiligungsbericht

Adressaten des vierteljährlich erstellten Aufsichtsratsberichts sind in erster Linie der Vorstand und der Aufsichtsrat der Österreichischen Post AG.

Neben dem Aufsichtsratsbericht und dem gesetzlich vorgeschriebenen Jahresfinanzbericht/Geschäftsbericht sowie dem Zwischenbericht nach IAS 34 werden unterjährig weitere interne Berichte erstellt, die weiterführende Erläuterungen zu ausgewählten Positionen, Ergebnisüberleitungen und Kennzahlen enthalten.

Die Monats- und Quartalsberichte fassen die wesentlichen Finanz- und Leistungskennzahlen des Unternehmens zusammen. Ausgehend von den vier strategischen Handlungsfeldern und den damit verbundenen Messgrößen werden Kennzahlen vor allem zu Absatz- und Personaldaten bereitgestellt. Die weitere interne Berichtsstruktur orientiert sich am und leitet sich aus dem Quartals- bzw. Monatsbericht ab.

Ein weiterer wesentlicher Punkt in der internen Berichterstattung des Österreichischen Post Konzerns ist die Datenanalyse und Auswertung. Diese beinhaltet vor allem die Berechnung des Konzern-Cashflows sowie die dazugehörigen detaillierten Erläuterungen und die Berechnung von ergebnis- und wertorientierten Kennzahlen sowie von Liquiditätskennzahlen.

Vom Controlling wird monatlich ein interner Beteiligungsbericht erstellt, der Informationen über die Entwicklung der Konzernunternehmen enthält. Dieser Bericht wird ebenfalls dem Vorstand zur Verfügung gestellt.

Die Berichterstattung an die Aktionäre der Österreichischen Post AG erfolgt durch Investor Relations in Übereinstimmung mit dem Österreichischen Corporate Governance Kodex sowohl über die Investor-Relations-Website (www.post.at/ir) als auch über direkte Gespräche mit den Investoren. Die veröffentlichten Informationen werden allen Investoren zeitgleich zur Verfügung gestellt. Zusätzlich zu den Pflichtpublikationen (Jahresfinanzbericht/Geschäftsbericht, Zwischenbericht über das erste Quartal, Halbjahresfinanzbericht und Zwischenbericht für die ersten drei Quartale jedes Jahres) stehen den Investoren auf der Investor-Relations-Website zahlreiche weitere Informationen, unter anderem Investoren-Präsentationen, Informationen rund um die Aktie, Ad-hoc-Mitteilungen oder der Finanzkalender, zur Verfügung.


Kernpunkt des operativen Risikomanagements ist die Identifizierung, Evaluierung und Beherrschung von wesentlichen Risiken aus der operativen Geschäftstätigkeit. Dieser Prozess wird von Schlüsselpersonen in den Divisionen getragen. Die divisional angelegte Organisationsstruktur gliedert sich in zwei operativ tätige Divisionen sowie in unterstützende und beratende Zentral-und Serviceeinheiten.

Die Tochtergesellschaften des Österreichischen Post Konzerns werden dabei im Wesentlichen je nach Tätigkeitsschwerpunkt den einzelnen Divisionen zugeordnet. Die in den jeweiligen Einheiten bestehenden wesentlichen Geschäftsrisiken werden identifiziert und laufend beobachtet. Auf dieser Basis werden angemessene Risikomaßnahmen, wie z. B. Backups oder Notfallpläne, festgelegt.

Für den gesamten Österreichischen Post Konzern besteht ein einheitliches Risikomanagement, das alle Organisationseinheiten und wesentlichen Tochtergesellschaften sowie ein internes Kontrollsystem für alle wesentlichen Prozesse einschließt. Dieses richtet sich grundsätzlich nach dem COSO-Standard „Enterprise Risk Management – Integrated Framework“.

Weitere zentrale Instrumente der Risikoüberwachung und-kontrolle sind konzernweite Richtlinien über den Umgang mit wesentlichen Risiken, der Planungs- und der Controlling-Prozess sowie die laufende Berichterstattung. Die Richtlinien umfassen beispielsweise die Festsetzung und Kontrolle von Limit-Kategorien und Handlungsabläufen zur Begrenzung finanzieller Risiken sowie die strikte Vorgabe des Vier-Augen-Prinzips.

Diese Richtlinien sind Teil des internen Kontrollsystems und stellen unter anderem die ordnungsgemäße interne und externe Finanzberichterstattung sicher. Der Planungs- und Berichtsprozess dient als Frühwarnsystem und als Basis für die Beurteilung der Wirksamkeit der eingeleiteten Steuerungsmaßnahmen. Dabei kommt es nach dem Bericht der dem Gesamtvorstand vorgelegten Spitzenkennzahlen zu monatlichen Performance Reviews in den operativen Einheiten, die sich gemäß dem integrierten Planungs-und Berichtswesen kaskadenförmig weiter fortsetzen. Wesentliches Merkmal des Planungs- und Berichtswesens ist neben der vertikalen Integration die Konvergenz zwischen internem und externem Berichtswesen. Zudem werden bereits in der Planungsphase Chancen und Risiken zur Plausibilisierung der Planungsziele berichtet.

Das interne Kontrollsystem (IKS) als Teil des Risikomanagementsystems ist risikoorientiert aufgebaut und in die Betriebsabläufe integriert. Dies bedeutet, dass Maßnahmen arbeitsbegleitend erfolgen oder dem Arbeitsvollzug unmittelbar vor- oder nachgelagert sind. Das IKS basiert auf genauen Informationen über die Prozesse für die Rechnungslegung und Finanzberichterstattung und schließt auch deren vorgelagerte Unternehmensprozesse mit ein. Änderungen der Organisation bzw. der Geschäftsprozesse haben unmittelbare Auswirkungen auf das IKS, das jeweils unmittelbar an die aktuellen Gegebenheiten angepasst wird. Für die Durchführung der Kontrollen ist die jeweilige Unternehmenseinheit verantwortlich. Die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems wird regelmäßig von der Konzernrevision überprüft.

 

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