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2009

News vom 08.10.2009

Post digitalisiert Posteingang von UNIQA Versicherung AG

Post-Tochter Scanpoint digitalisiert täglich 6.000 Briefsendungen und ordnet die Sendungen in der Zentrale und den neun Landesdirektionen direkt den zuständigen Abteilungen und Mitarbeitern zu .

Die UNIQA Group Austria ist eine der führenden Versicherungsgruppen im Zentral- und Osteuropäischen Raum mit einem Marktanteil von 22 Prozent und rund 6.500 Mitarbeitern alleine in Österreich. Täglich erhält der Konzern über 6.000 Briefsendungen, die innerhalb des Unternehmens auf verschiedene Standorte, Abteilungen und Mitarbeiter verteilt werden müssen. Seit Mai 2009 werden von der Scanpoint Europe Holding, einer 100-prozentigen Tochter der Österreichischen Post AG, flächendeckend alle eingehenden Briefe des Versicherungs-Konzerns in den sechs Briefzentren der Post digitalisiert, automatisch nach Dokumentenart klassifiziert und entsprechend verteilt.

UNIQA Vorstand Karl Unger: „Über eine Million Poststücke mit in Summe 46.000 kg bekommen wir  pro Jahr. Diese wurden früher physisch dorthin transportiert, wo sie gerade hingehörten – und der Ort, wo die Unterlagen gerade sein sollen, ändert sich im Zuge eines Geschäftsfalls bisweilen mehrmals. Heute sind es auch nicht weniger Poststücke aber eben elektronische mit in Summe rund 375 Gigabyte und sie sind zu jeder Zeit dort verfügbar, wo die Information benötigt wird. Insbesondere auf Grund der starken regionalen Präsenz der UNIQA Gruppe mit der wir möglichst viele Geschäftsfälle vor Ort möglichst nahe bei den Kunden erledigen wollen, ist das ein entscheidender Faktor. Vor Einführung des neuen Systems waren 40% der Poststücke immer gerade im Unternehmen unterwegs – am Weg dorthin wo sie gebraucht wurden. Das gibt es jetzt nicht mehr - weder Mitarbeiter noch Kunden müssen darauf warten, dass ein physisches Schriftstück eintrifft. Mit der Umstellung auf den digitalen Posteingang, hat UNIQA die Kundenähe weiter gestärkt und sich gleichzeitig auch  gegen die Alternative einer stärkern Zentralisierung entschieden.“

Die Poststücke werden von Scanpoint nicht nur digitalisiert – zusätzlich erhält UNIQA auch relevante Informationen aus der Briefsendung wie beispielsweise Polizzennummer oder Schadennummer, welche ein leichteres Wiederauffinden und eine schnellere Bearbeitung der Sendung gewährleisten. Die individuelle Zuordnung der Sendungen zu Niederlassungen, Abteilungen oder Mitarbeitern erfolgt auf Basis der von Scanpoint mitgelieferten Daten taggleich über das Dokumenten-Management-System von UNIQA.

„Die Österreichische Post setzt als marktorientiertes Unternehmen bereits seit Jahren auf die Erweiterung ihres Dienstleistungsangebotes. In einer Zeit, in der die multimediale Kommunikation selbstverständlich geworden ist, ist die Digitalisierung von Briefsendungen ein logischer Schritt.“, so Post-Vorstandsdirektor Walter Hitziger.

Vor der Umstellung auf die elektronische Zustellung mussten bei UNIQA monatlich rund 130.000 Sendungen manuell bearbeitet und zugeordnet werden.

Im Zuge der bis dahin sehr zeitaufwendigen Postbearbeitung wurden alle Sendungen geöffnet, mit dem Eingangsdatum versehen und nach Art und Empfänger sortiert. Nicht nur die eingehenden Postsendungen, sondern auch der interne Postverkehr und die Archivierung wurden damit zu einer logistischen Herausforderung.

Das Projekt
Im September 2008 begann das Projekt mit der Umstellung der UNIQA Landesdirektion Kärnten auf den digitalen Posteingang. Im Briefzentrum der Österreichischen Post AG in Villach wurden anfangs rund 500 Sendungen täglich digitalisiert und vorerst 50 Dokumentenklassen zugeordnet. Bis April 2009 erfolgte der mehrstufige Roll-out auf alle Landesdirektionen. Um eine reibungslose Umstellung der UNIQA-Standorte zu gewährleisten, begann die Einbindung jedes weiteren Standorts mit einer so genannten Dualphase. Im Zuge dieser Phase wurden in den ersten zwei Wochen alle Sendungen sowohl physisch als auch digital zugestellt. In dieser Zeit wurden an bestimmten Tagen alle elektronisch verarbeiteten Sendungen qualitätsgeprüft, um einerseits die Bild- und Datenqualität von Scanpoint zu messen, andererseits die taggleiche Verarbeitung zu testen.

In knapp acht Monaten wurden sukzessive nahezu alle physischen Dokumente aus dem Unternehmen „verbannt“

UNIQA Vorstand Karl Unger: „Heute werden sämtliche eingehenden Briefsendungen und auch die interne Post digitalisiert. Verkürzte Durchlaufzeiten, ortsunabhängige Geschäftsfall-Bearbeitung, einheitliche und effektivere Prozesse, unternehmensweiter Zugriff auf Poststücke und die einheitlich gute Qualität der elektronischen Dokumente sind dabei die wesentlichen Vorteile.“

Der Weg zum digitalen Posteingang
Im Auftrag von UNIQA werden sämtliche Sendungen von der Post bereits in den Morgenstunden an Scanpoint zur Verarbeitung übergeben. Um die Dokumente zurückverfolgen zu können, werden diese sofort nach Erhalt von Scanpoint registriert.
Im nächsten Schritt werden die Schriftstücke für den Digitalisierungsprozess vorbereitet. Mit einem mehrseitigen Regelwerk für die Vorbereitung schlagen bereits in der Grobsortierung der Dokumente mehr als 30 Sortierregeln zu Buche. Zusätzlich ist eine „Originalliste“ zu berücksichtigen, die Sendungen von der Digitalisierung ausschließt – diese, teils persönlichen, Sendungen werden auf dem Postweg an den Empfänger zugestellt.

Nach der Sortierung erfolgt das Öffnen, Entklammern und Glätten der zu digitalisierenden Sendungen, die zeitgleich mit einem Barcode und Trennblättern versehen werden. Die Barcodes ermöglichen eine automatische Separierung der Sendungen nach Geschäftsfällen. Die Trennblätter geben zusätzliche Information, ob das Kuvert aus einer Sammelmappe oder aus der internen Post gesendet wurde und teilweise einen Hinweis, in welchen Postkorb geroutet werden soll.

Während des Digitalisierungsschrittes wird jede Sendung – die durchschnittlich aus sechs Blättern besteht – beidseitig gescannt. Schadensfotos und vereinzelte Dokumente werden in Farbe verarbeitet, der Rest schwarz/weiß. Im Anschluss werden die nun elektronischen Sendungen nach Dokumentenart klassifiziert und alle für die Weiterverarbeitung relevanten Informationen extrahiert. Mittels dieser Daten lässt sich nun jedes Dokument einem von rund 200 Postkörben zuordnen (Niederlassungen, Abteilungen, Mitarbeiter). Durch die Digitalisierung ist nicht nur ein ortsunabhängiger Zugriff auf alle Dokumente gegeben, die insgesamt acht ausgelesenen Felder (z.B. Name, Polizzennummer, Schadennummer) ermöglichen zusätzlich eine schnellere Bearbeitung und ein leichteres Wiederauffinden.

Dokumente, die aufgrund Ihrer Beschaffenheit (z.B. Handschrift) nicht automatisch verarbeitet werden, durchlaufen ein so genanntes Data-Center, in dem speziell geschulte Mitarbeiter am Bildschirm die Sendung manuell klassifizieren und indizieren. Trotz der äußerst komplexen Vorbereitungsregeln im Versicherungsgeschäft ist durch das von UNIQA und Scanpoint ausgearbeitete Regelwerk heute ein Qualitätslevel von nahezu 100% sichergestellt. Aufgrund der teilweise sehr unternehmensspezifischen Informationen werden vereinzelte Dokumente – die nicht von Scanpoint verarbeitet werden können –von Mitarbeitern von UNIQA in gleicher Weise klassifiziert.

Im Rahmen des UNIQA-Projektes beginnt die Übertragung der Daten (TIFF, JPG und XML) täglich bereits kurz nach der Anlieferung der ersten Sendungen bei Scanpoint. Bis spätestens 14 Uhr wird der gesamte Posteingang über eine sichere Datenschnittstelle an UNIQA übermittelt. Durch die Investition in neue und technisch hochmoderne Produktionsstätten in allen sechs Briefzentren der Österreichischen Post AG hat Scanpoint in den letzten Jahren ein flächendeckendes Digitalisierungsnetzwerk aufgebaut. Für UNIQA ergibt sich dadurch ein wesentlicher Vorteil: sämtliche Dokumente können zeitnah bereits im nächstgelegenen Briefzentrum digitalisiert werden und müssen nicht erst lange Transportwege durchlaufen.


Rückfragehinweis:
Österreichische Post AG  
Konzernkommunikation  
Manuela Bruck 
Tel.: +43 (0) 577 67 – 21897 
E-Mail: manuela.bruck@post.at 

UNIQA Group Austria
Pressesprecher
Norbert Heller
Tel.: +43 (1) 211 75 – 3414
E-Mail: norbert.heller@uniqa.at


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