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Corporate Governance Bericht

Die Österreichische Post AG ist eine an der Wiener Börse notierte Aktiengesellschaft nach österreichischem Recht. Sie unterliegt den gesetzlichen Vorschriften zur Leitung und Überwachung von Aktiengesellschaften. Gemäß dem dualistischen System des österreichischen Aktienrechts wird die Gesellschaft vom Vorstand geleitet und vom Aufsichtsrat überwacht.

Corporate Governance Kodex

Die Österreichische Post bekennt sich im Sinn einer verantwortungsvollen und transparenten Unternehmensführung zur Einhaltung des Österreichischen Corporate Governance Kodex in der während der Berichtsperiode geltenden Fassung. Der Österreichische Corporate Governance Kodex ist auf der Website des Österreichischen Arbeitskreises für Corporate Governance unter http://www.corporate-gov abrufbar.

Die Österreichische Post hält alle „L-Regeln“ (Legal Requirements) sowie, mit Ausnahme der nachfolgend genannten, auch alle „C-Regeln“ (Comply or Explain) des Kodex ein:

Regel 39: Der Aufsichtsrat trifft Entscheidungen in dringenden Fällen im Wege des Umlaufverfahrens. Des Weiteren sieht die Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat vor, dass im Fall besonderer Dringlichkeit Aufsichtsratssitzungen auch ohne Einhaltung der sonst vorgesehenen Frist einberufen werden können.

Regel 41: Die Funktionen des Nominierungsausschusses nimmt der Präsidialausschuss wahr, wodurch ein entsprechendes Gremium gegeben ist.

Regel 43: Die Funktionen des Vergütungsausschusses nimmt das Präsidium des Aufsichtsrats wahr, wodurch ein entsprechendes Gremium gegeben ist.

Die Satzung und die Geschäftsordnungen für den Vorstand und den Aufsichtsrat der Österreichischen Post entsprechen den Bestimmungen des Österreichischen Corporate Governance Kodex.

Die Gesellschaft hat zur Vermeidung von Insider-Geschäften eine konzernweit verpflichtende Compliance-Richtlinie eingeführt, die den aktuellen österreichischen Kapitalmarktvorschriften entspricht. Ihre Einhaltung sowie erforderlichenfalls ihre Adaptierung werden vom Compliance Officer kontinuierlich überwacht bzw. gewährleistet. Das Compliance-Verständnis der betroffenen Mitarbeiter wird in regelmäßigen Schulungsveranstaltungen gefördert.

Entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen und den Regelungen des Österreichischen Corporate Governance Kodex (C-Regel 70) werden die erfolgten Directors’ Dealings unter http://www.post.at/ir laufend veröffentlicht.

Weiters wurden Kriterien für die Unabhängigkeit der Aufsichtsratsmitglieder beschlossen.

Abschlussprüfung und Kontrolle

Die KPMG Austria GmbH Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft wurde von der Hauptversammlung am 22. April 2008 zum Abschlussprüfer des Jahres- und Konzernabschlusses für das Geschäftsjahr 2008 bestellt. im Geschäftsjahr 2008 wurden für die Prüfung des Einzelabschlusses und des Konzernabschlusses der Österreichischen Post AG von der KPMG Austria GmbH 613.823 EUR (Audit Fee) verrechnet. Für prüfungsnahe Tätigkeiten von Spezialisten hat die KPMG Austria GmbH eine Gegenleistung von 63.229 EUR erhalten, für sonstige Aufträge wurde seitens KPMG Austria GmbH ein Betrag von 384.929 EUR in Rechnung gestellt.

Das interne Kontrollsystem der Österreichischen Post wird über prozessintegrierte Maßnahmen, Mechanismen und Kontrollen über das gesamte Unternehmen hinweg wahrgenommen. Das Corporate Controlling erfüllt im Bereich des Risikomanagements Aufgaben der laufenden Berichterstattung und Vorschaurechnung. Im Bereich des Beschaffungsprozesses obliegt ihm die Budgetprüfung bzw. die Prüfung der Wirtschaftlichkeitsberechnungen bei Projekten und Investitionsvorhaben.
Die Interne Revision prüft die Einhaltung der relevanten Regelungen ex post.
Die Erkenntnisse der Revision dienen der Beurteilung der Wirksamkeit der integrierten Kontrollen und Maßnahmen.

Aktionäre

Die Gleichbehandlung und die umfassende Information aller Aktionäre haben für die Dazu gehört auch, dass über die gesetzlich verpflichtenden Auskunfts- und Offenlegungspflichten hinaus (Geschäfts- und Quartalsberichte, Ad-hoc-Meldungen, Offenlegung
der Directors’ Dealings) regelmäßig und unter Beachtung der gebotenen Gleichbehandlung aller Aktionäre in Pressemeldungen sowie in Analysten-, Presse- und Aktionärskonferenzen über die Entwicklung des Unternehmens berichtet wird. Alle Berichte und Meldungen sowie die wesentlichen Präsentationen zu diesen Konferenzen werden unter http://www.post.at veröffentlicht. Im Jahr 2008 wurden fünf Ad-hoc-Meldungen publiziert. Diese sind unter http://www.post.at/ir verfügbar.

Die Informationen zur Aktionärsstruktur der Österreichischen Post AG (C-Regel 62 des Österreichischen Corporate Governance Kodex) finden sich auf Seite 33 dieses Geschäftsberichts.

Entwicklung Corporate Governance Kodex in Österreich

Der Österreichische Corporate Governance Kodex wurde im Jahr 2002 nach mehreren Verhandlungsrunden mit Kapitalmarktexperten vom Österreichischen Arbeitskreis für Corporate Governance erarbeitet, um zur Förderung des Vertrauens in den österreichischen Kapitalmarkt beizutragen. Der Kodex ist nicht gesetzlich verankert, jedoch können sich Unternehmen dem Kodex selbst unterwerfen („Soft Law“). Alle österreichischen börsenotierten Gesellschaften sind jedoch aufgerufen, sich durch eine öffentliche Erklärung zur Beachtung des Kodex zu verpflichten.

Mit dieser freiwilligen Selbstregulierungsmaßnahme wird das Vertrauen der Aktionäre durch noch mehr Transparenz, durch eine Qualitätsverbesserung im Zusammenwirken zwischen Aufsichtsrat, Vorstand und Aktionären und durch die Ausrichtung auf langfristige Wertschaffung maßgeblich gefördert. Der Österreichische Corporate Governance Kodex ist daher ein wichtiger Baustein für die weitere Entwicklung und Belebung des österreichischen Kapitalmarktes.

In den letzten Jahren wurde der Österreichische Corporate Governance Kodex mehrmals überarbeitet, da dieser jährlich vor dem Hintergrund nationaler und internationaler Entwicklungen zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen ist.

Zuletzt machte das im Mai 2008 im Bundesgesetzblatt veröffentlichte Unternehmensrechts-Änderungsgesetz die Anpassung von einigen L-Regeln und C-Regeln des Kodex notwendig. Die wichtigsten Änderungen betrafen Regeln zum Corporate Governance Bericht sowie zur weiteren Stärkung der Unabhängigkeit des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse. Der überarbeitete Kodex in der Fassung Jänner 2009 gilt für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2008 beginnen.

Der Österreichische Arbeitskreis für Corporate Governance wird bei der Erarbeitung der Neufassungen aktiv von der Arbeitsgruppe Corporate Governance & Kapitalmarktrecht unterstützt, in der auch die Österreichische Post AG durch ihre Compliance-Beauftragte vertreten ist.

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