Briefwahl im Rahmen der Hauptversammlung

Die bestmögliche Unterstützung der Aktionäre bei der Ausübung ihrer Rechte sowie transparente und umfassende Information sind für die Österreichische Post eine Selbstverständlichkeit. Durch das Aktienrechtsänderungsgesetz 2009 (ARÄG) wird auch Aktionären, die nicht persönlich an der ordentlichen Hauptversammlung teilnehmen können, die Stimmabgabe ermöglicht. Eine – gerade für einen Postdienstleister nahe liegende – Variante ist dabei die Abstimmung per Brief. Die Österreichische Post bietet ihren Aktionären diese Möglichkeit bereits seit dem Jahr 2011 an. Ziel dieser Maßnahme ist es, die Rechte der Aktionäre zu stärken und diesen vor allem eine stärkere Wahrnehmung ihrer Informationsund Mitbestimmungsrechte zu ermöglichen. Diese Initiative erwies sich als überaus erfolgreich – an der Hauptversammlung vom 18. April 2013 in der Wiener Stadthalle nahmen sogar mehr Aktionäre per Briefwahl teil als persönlich. Insgesamt waren 550 Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter und Gäste anwesend, während beachtliche 746 Aktionäre – ein Plus von über 40% gegenüber dem Vorjahr – die Möglichkeit nutzten, ihr Stimmrecht via Briefwahl auszuüben. Gemäß dem Leitsatz „Weil jede Stimme zählt!“ wird die Österreichische Post auch in Zukunft das Instrument der Briefwahl forcieren. „Das Angebot der Briefwahl leistet einen wichtigen Beitrag zum Ausbau der demokratischen Willensbildung in einer Aktiengesellschaft und ist daher klar zu befürworten. Alle Aktionäre – unabhängig von ihrem Wohnort bzw. Firmensitz – können ihr Stimmrecht bequem und ohne großen Aufwand wahrnehmen. Die Briefwahl leistet einen Beitrag zum Ausbau der demokratischen Willensbildung“, so Martina Keinrath, Corporate-Governance-Verantwortliche der Österreichischen Post.

Notar Dr. Rupert Brix

„Das von mir berechnete Abstimmungsergebnis wird erst am Tag der Hauptversammlung an Ort und Stelle EDV-mäßig erfasst und ist davor nicht bekannt. Dadurch und aufgrund der Tatsache, dass die Stimmzettel in meiner Kanzlei verbleiben, wird gewährleistet, dass jede Manipulation ausgeschlossen wird und die Anonymität gewahrt bleibt. Aufgrund der hohen Akzeptanz dieses Instruments für die Stimmrechtsausübung durch die Aktionäre kann ich anderen österreichischen börsenotierten Aktiengesellschaften nur ans Herz legen, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen, um vor allem den Streubesitzaktionären diese bequeme Form der Stimmrechtsausübung zu ermöglichen. Die positiven Erfahrungen der letzten drei Jahre bei der Österreichischen Post sind ein starkes Argument dafür.“

Briefwahl

Die wichtigsten Fragen und Antworten

Worin liegen die Vorteile der Abstimmung per Brief?
Ein zentraler Pluspunkt ist der höhere Komfort: Wer sich bereits vorab eine Meinung gebildet hat, kann bequem durch Abstimmung per Brief über die Vorschläge des Vorstands und des Aufsichtsrats zu den Punkten der Tagesordnung gemäß Einberufung abstimmen. Der Aktionär kann dabei sicher sein, dass seine Stimme erfasst und berücksichtigt wird – und zwar genau so, wie er sie schriftlich durch Ankreuzen abgegeben hat. Dies ist auch dann der Fall, wenn der Aktionär selbst zur Hauptversammlung kommt, aber z.B. nicht bis zum Ende der Hauptversammlung bzw. bis zur Durchführung aller Abstimmungen bleiben möchte.

Welche Kosten sind mit der Abstimmung per Brief verbunden?
Die Österreichische Post sendet den Aktionären die Unterlagen für die Briefwahl auf Anfrage kostenlos zu. Diesen Unterlagen liegt ein freigemachtes Rückkuvert (bei Aufgabe in Österreich) bei. Somit entstehen für die Aktionäre keinerlei Kosten, wenn sie ihre Stimme per Brief abgeben wollen. Für die Ausstellung einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die Voraussetzung für jede Form der Teilnahme ist, gilt dasselbe wie für Aktionäre, die persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten.

Wie wird der Stimmzettel bei der Abstimmung berücksichtigt?
Der Stimmzettel geht per Brief direkt an Notar Dr. Rupert Brix, der die Beschlüsse der Hauptversammlung 2014 beurkunden wird. Auch die Auszählung der Abstimmung per Brief erfolgt daher unter seiner Aufsicht. Im Notariat wird das Einlangen des Stimmzettels auf dem Stimmzettel selbst oder auf dem Kuvert vermerkt und sichergestellt, dass das Stimmverhalten jener Aktionäre, die per Brief abgestimmt haben, dem Vorstand und dem Aufsichtsrat sowie den übrigen Aktionären nicht vor der Abstimmung in der Hauptversammlung bekannt wird.