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Geschäftsbericht 2015 Teil 2 (Finanzteil) - Arbeitsweise des Vorstands und des Aufsichtsrats

14 Österreichische Post AG  GEschäftsbericht 2015 corporate governance konzernlagebericht Konzernabschluss service die Zusammenarbeit im Vorstand geregelt. Weiters enthält sie die Informations- und Berichtspflichten des Vorstands sowie einen Katalog jener Maßnahmen, die der Zustimmung durch den Aufsichtsrat bedürfen. In zumindest vierzehntägig stattfindenden Sitzungen berät der Vorstand den aktuellen Geschäftsverlauf sowie strategische und operative Sachverhalte. Im Rahmen dieser Sitzungen werden jene Entscheidungen getroffen, die der Genehmigung des Gesamtvor- stands bedürfen. Darüber hinaus gibt es einen ständigen gegen­ seitigen Informationsaustausch über relevante Aktivitäten und Geschehnisse untereinander sowie mit den jeweils zuständigen Führungskräften. Unterstützung bei der Geschäftsführung erhält der Vorstand durch den so genannten Führungskreis. Dieser besteht aus rund 50 Top- Level-Mitarbeitern und übt eine beratende und unterstützende Funktion in sämtlichen operativen und strategischen Belangen der Österreichischen Post aus. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle relevanten Fragen der Geschäftsentwicklung, einschließlich der Risikolage und des Risikomanagements in der Gesellschaft und in den wesentlichen Konzernunternehmen. Darüber hinaus findet im Sinn guter Corporate Governance eine laufende Abstimmung zwischen der Aufsichtsratsvorsitzenden und dem Vorstandsvorsitzenden hinsichtlich jener Angelegenheiten statt, die in die Zuständigkeit des Aufsichtsrats fallen. Dazu gehört insbesondere die Diskussion von Strategie, Geschäftsentwicklung und Risikomanagement des Unternehmens. Die im Jahr 2015 erfolgte Neukonstituierung des Aufsichtsrats brachte einige Änderungen der Arbeitsweise mit sich. So wurde beispielsweise eine stärkere Trennung zwischen dem Prüfungsaus- schuss und dem Aufsichtsrat nicht zuletzt durch eine getrennte Vorsitzführung herbeigeführt. Zusätzlich zum Prüfungsausschuss wurde ein Paket & Logistik Ausschuss eingerichtet, womit der enormen strategischen Bedeutung der aktuellen Entwicklungen im Bereich Paket & Logistik Rechnung getragen wird. Eine weitere Grundlage für die dargestellte Weiterentwicklung der Arbeitsweise des Aufsichtsrats liegt in der durch die Firma Neu- mann Leadership Holding GmbH extern begleiteten Selbsteva­ luierung des Aufsichtsrats. Gemäß der Anforderung des Österrei- chischen Corporate Governance Kodex (C-Regel 36) hat sich der Aufsichtsrat im abgelaufenen Geschäftsjahr in zwei Sitzungen intensiv mit der Effizienz seiner Tätigkeit beschäftigt. Anhand der Handlungsempfehlungen wurde die genannte Intensivierung der Ausschussarbeit vorangetrieben sowie ein Fortbildungsprogramm für den Aufsichtsrat ins Leben gerufen. Im Rahmen dieses Programms werden unterschiedliche Themenschwerpunkte gemeinsam mit internen und externen Experten diskutiert. Ein wichtiger Fokus zur Vertiefung der Marktkennt­ nisse waren die Expertendiskussionen und Betriebsbesichtigungen der türkischen Paketbeteiligung Aras Kargo in Istanbul. Der Aufsichtsrat konnte Unabhängigkeit Der Aufsichtsrat der Österreichischen Post AG hat gemäß C-Regel 53 des Österreichischen Corporate Governance Kodex folgende Kriterien zur Feststellung der Unabhängigkeit von Aufsichtsrats- mitgliedern, die dem Anhang 1 des Österreichischen Corporate Governance Kodex in der Fassung Jänner 2015 entsprechen, festgelegt: 1. Das Aufsichtsratsmitglied soll in den vergangenen fünf Jahren nicht Mitglied des Vorstands oder leitender Angestellter der Gesellschaft oder eines ihrer Tochterunternehmen gewesen sein. 2. Das Aufsichtsratsmitglied soll zur Gesellschaft oder einem ihrer Tochterunternehmen kein Geschäftsverhältnis in einem für das Aufsichtsratsmitglied bedeutenden Umfang unterhalten oder im letzten Jahr unterhalten haben. Dies gilt auch für Geschäftsver- hältnisse mit Unternehmen, an denen das Aufsichtsratsmitglied ein erhebliches wirtschaftliches Interesse hat, jedoch nicht für die Wahrnehmung von Organfunktionen im Konzern. Die Genehmigung einzelner Geschäfte durch den Aufsichtsrat ge- mäß L-Regel 48 führt nicht automatisch zur Qualifikation als nicht unabhängig. 3. Das Aufsichtsratsmitglied soll in den letzten drei Jahren nicht Abschlussprüfer der Gesellschaft oder Beteiligter oder Ange- stellter der prüfenden Prüfungsgesellschaft gewesen sein. 4. Das Aufsichtsratsmitglied soll nicht Vorstandsmitglied in einer anderen Gesellschaft sein, in der ein Vorstandsmitglied der Gesellschaft Aufsichtsratsmitglied ist. 5. Das Aufsichtsratsmitglied soll nicht länger als 15 Jahre dem Aufsichtsrat angehören. Dies gilt nicht für Aufsichtsratsmitglie- der, die Anteilseigner mit einer unternehmerischen Beteiligung sind oder die Interessen eines solchen Anteilseigners vertreten. 6. Das Aufsichtsratsmitglied soll kein enger Familienangehöriger (direkte Nachkommen, Ehegatten, Lebensgefährten, Eltern, Onkel, Tanten, Geschwister, Nichten, Neffen) eines Vorstands- mitglieds oder von Personen sein, die sich in einer in den vorstehenden Punkten beschriebenen Position befinden. Alle Kapitalvertreter der Österreichischen Post sind unabhängig, es liegen schriftliche Erklärungen über ihre Unabhängigkeit gemäß oben genannten Kriterien vor. Kein Kapitalvertreter ist Anteilseigner einer Beteiligung von mehr als 10% oder vertritt die Interessen eines solchen Anteilseigners. Zwischen den Aufsichtsräten und der Österreichischen Post gibt es keine Verträge, die gemäß Regel 48 und 49 des ÖCGK zustim- mungspflichtig oder offenzulegen sind. 4 ARBEITSWEISE DES VORSTANDS UND DES AUFSICHTSRATS Der Vorstand ist als Leitungsorgan des Konzerns an das Unterneh- mensinteresse gebunden und leitet die Geschäfte auf Basis der Gesetze, der Satzung sowie der Geschäftsordnung. In der Ge- schäftsordnung für den Vorstand sind die Geschäftsverteilung und

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