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Archivdigitalisierung

Die ständige Zunahme von Papier führt dazu, dass immer mehr Mitarbeiter mit der Suche nach Informationen beschäftigt sind, statt mit deren Bearbeitung. Die Lösung bietet ein elektronisches Archivsystem mit integrierter Archivdigitalisierung der Papierakten.

Ihre Akten und Belege werden dabei von Scanpoint, einer 100%igen Tochter der Österreichischen Post AG, gescannt. Die Indizierung der jeweiligen Dokumente erfolgt anhand von eindeutigen Informationen am Aktenrücken oder Dokument. Auch die Beibehaltung einer durch Registerblätter gegebenen Ablagestruktur ist möglich.

Durch die Digitalisierung ist nicht nur ein ortsunabhängiger und gleichzeitiger Zugriff möglich, die vorhandenen Akten- und Ablagestrukturen können auch im Archivsystem digital dargestellt werden. Damit ist das Suchen und Finden von Akten auf Knopfdruck möglich. Scanpoint garantiert ein Höchstmaß an Sicherheit und Qualität. Hochleistungsscanner und Bildverbesserungssoftware erzeugen darüber hinaus eine bestmögliche Bildqualität, die Kompatibilität mit allen Archiv- und IT Systemen wird sichergestellt.

Je nach Wunsch übertragen wir die Daten per Datenträger oder über gesicherte Datenleitungen. Die Originalakten lagern wir entsprechend Ihrer Anforderungen für eine bestimmte Dauer ein, vernichten sie datenschutzgerecht oder senden sie retour. Verrechnet wird die tatsächlich erbrachte Leistung und Menge an Digitalisierungen, Sie profitieren von höchster Qualität in Hardware, Software und Know-how.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website von Scanpoint.

  • Schnellerer Zugriff, schnellere Bearbeitung: Durch den schnelleren Zugriff auf Ihr Archiv sparen Sie sich die mühsame Suche in Bergen von Papier und können sich sofort auf die eigentliche Bearbeitung konzentrieren.
  • Ortsunabhängiger Zugriff: Im Gegensatz zum klassischen Archiv bietet das digitale Archiv allen Mitarbeitern einen direkten und bequemen Zugriff, egal ob vom Heimarbeitsplatz aus, anderen Standorten oder sogar aus dem Ausland.
  • Sicherheit im Ernstfall – Compliance: Redundante Speicherung an unterschiedlichen Standorten und mit unterschiedlichen Speichermedien gewährleistet beim elektronischen Archiv bei Katastrophen wie Feuer, Überschwemmungen, etc. höchste Datensicherheit. Ihre Ablage wird revisionssicher, ein Aspekt der sich im Ernstfall auszahlt.
  • Standardisierte und dokumentierte Qualitätsprozesse: Im Hinblick auf die zunehmende Internationalisierung von Unternehmen werden Geschäftsprozesse nach einheitlichen Qualitäts- und Transparenzkriterien geführt. Die digitale Archivierung unterstützt diesen Professionalisierungsprozess.
  • Keine unnötige Lagerhaltung
  • Physische Archive verlangen nach eigenen Räumlichkeiten und fallweise sogar nach eigenem Personal. Dieser Bedarf entfällt bei der digitalen Archivierung fast vollständig.