Wie Unternehmen aus historischen Daten wieder operatives Wissen machen

Wenn Dokumentenbestände wachsen, aber nicht nutzbar werden

Viele Unternehmen verfügen über enorme physische und digitale Dokumentenbestände: technische Zeichnungen, Baupläne, Verträge, historische Projektdokumentationen oder Patente. Diese Unterlagen enthalten wertvolles Knowhow, aber in der Praxis sind sie oft schwer zugänglich.

Papierarchive benötigen viel Platz, sind zeitaufwändig zu durchsuchen und anfällig für Verlust oder Beschädigung. Gleichzeitig sind in vielen Unternehmen bereits große Mengen digitaler Dokumente vorhanden, jedoch oft unsortiert, unstrukturiert oder ohne Metadaten abgelegt.

Das Ergebnis ist in beiden Fällen dasselbe: Daten sind vorhanden, aber operativ nicht nutzbar.

Besonders anspruchsvoll wird es, wenn Dokumente:

Komplexe technische Strukturen haben
In unterschiedlichen Formaten vorliegen
Über Jahrzehnte gewachsen sind
Völlig uneinheitlich benannt wurden
Keine sinnvolle Ordner- oder Metadatenstruktur besitzen

Die Lösung: Intelligente Archivierung mit DAiTA

Mit der IDP-Plattform DAiTA der Post Business Solutions lassen sich auch komplexe physische und digitale Archive so transformieren, dass sie endlich wieder nutzbar werden.

1. Digitalisierung & Dokumentenimport

Physische Dokumente werden unabhängig von Alter, Qualität oder Format digitalisiert und in die Plattform übernommen. Parallel können auch bestehende digitale Bestände direkt importiert werden, egal wie chaotisch sie abgelegt sind.

2. Intelligente Klassifikation, Datenextraktion & individuelle Archivierung
DAiTA erkennt Inhalte selbst in komplexen technischen Zeichnungen oder vielschichtigen Layouts. Relevante Informationen werden extrahiert, als Metadaten strukturiert und automatisch der richtigen Kategorie, Projektstruktur oder Organisationseinheit zugeordnet. DAiTA arbeitet nicht nur mit Papierarchiven, sondern auch mit digitalen Ordnerstrukturen, die über Jahre gewachsen und chaotisch geworden sind. Dadurch entsteht aus einem digitalen Durcheinander ein strukturierter, operativer Wissensbestand.

Der USP: Historische Daten werden operativ nutzbar

Der größte Mehrwert intelligenter Archivierung liegt nicht in der Digitalisierung selbst, sondern in der Transformation von Daten zu Wissen.

DAiTA schafft genau das:

Historische Dokumente werden wieder auffindbar
Technische Zeichnungen werden maschinenlesbar
Unstrukturierte PDF-Bestände werden geordnet
Wertvolles Unternehmenswissen wird in operative Prozesse integriert

Damit wird ein Archiv, egal ob analog oder digital, von einer Belastung zu einem echten Produktivfaktor.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Schnelleres Auffinden komplexer technischer Dokumente
Wegfall manueller Sortier- und Zuordnungsarbeiten
Weniger Fehlablagen und geringere Suchkosten
Nutzbarmachung historischer Daten statt reiner Ablage
Einheitliche und verlässliche Datenbasis für Fachabteilungen
Ordnung und Struktur auch für bestehende digitale Dokumentenablagen

Fazit: Das Archiv der Zukunft arbeitet aktiv mit

Intelligente Archivierung bedeutet nicht einfach „Scannen“. Es bedeutet, Unternehmenswissen, egal ob historisch oder digital chaotisch gewachsen, wieder verfügbar, auffindbar und nutzbar zu machen. Mit DAiTA entsteht aus Jahrzehnten an Archivmaterial ein digitaler Wissensvorsprung, der Prozesse beschleunigt, Kosten reduziert und bessere Entscheidungen ermöglicht.

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