Wenn aus variabler Eingangspost strukturierte Daten werden

Handschriftliche Ergänzungen, Stempel oder Aufkleber machen Rückläufer und Formulare schwer automatisierbar. Mit DAiTA lassen sich auch variable Dokumente zuverlässig auslesen und für Folgeprozesse strukturiert bereitstellen.

Nicht das Scannen ist bei Rückläufern, Formularen und Eingangsdokumenten die größte Herausforderung, sondern das zuverlässige Verstehen des Inhalts. In der Praxis liegen Dokumente selten perfekt standardisiert vor: Felder werden handschriftlich ergänzt, Informationen korrigiert oder Vermerke angebracht. Was für Menschen meist schnell erfassbar ist, bringt klassische Erfassungslogiken oft an ihre Grenzen.

Die Folge: Informationen müssen manuell gesucht, gelesen, interpretiert und für Folgesysteme aufbereitet werden. Das erhöht den Aufwand, verlangsamt Prozesse und erschwert eine skalierbare Bearbeitung. 

Wo Prozesse ins Stocken geraten

Typische Herausforderungen sind:

• handschriftliche Ergänzungen oder Korrekturen
• Stempel, Aufkleber oder Markierungen
• unterschiedliche Dokumentlayouts
• uneinheitlich ausgefüllte Formulare

Je höher das Dokumentenvolumen, desto stärker wirken sich diese Abweichungen auf Geschwindigkeit, Qualität und Bearbeitungsaufwand aus.

Die Lösung: KI-gestützte Dokumentenerfassung mit DAiTA

Mit DAiTA nutzt Post Business Solutions einen KI-gestützten Ansatz für intelligentes Dokumentenlesen. Dabei werden OCR-Technologie und Vision-Modelle kombiniert, um Inhalte automatisiert auszulesen und strukturiert bereitzustellen.

Der Prozess umfasst drei Schritte:

1. Digitalisierung

Kuverts, Retouren und Formulare werden gescannt und digital erfasst. Damit entsteht die Grundlage für die weitere Verarbeitung. 

2. Automatisiertes Auslesen

DAiTA erkennt relevante Informationen wie Adressen, Namen, Kundennummern sowie Barcode- und DMX-Daten – auch bei variierenden oder händisch ergänzten Dokumenten. 

3. Strukturierte Bereitstellung

Die extrahierten Informationen werden strukturiert an nachgelagerte Prozesse übergeben, beispielsweise für Auswertung, Weiterverarbeitung oder Abrechnung. 

Vorteile für Unternehmen

• Weniger manueller Aufwand
  Wiederkehrende Prüf- und Zuordnungsschritte werden automatisiert und operative Teams dadurch entlastet.
• Mehr Robustheit bei hoher Varianz
  Auch Dokumente mit Abweichungen, Ergänzungen oder manuellen Bearbeitungsschritten können zuverlässig verarbeitet werden. 
• Schnellere Weiterverarbeitung
  Aus unstrukturierter Eingangspost entstehen direkt nutzbare Daten für Folgeprozesse und Systeme. 

Fazit

Die eigentliche Herausforderung bei variabler Eingangspost liegt nicht im Scannen, sondern im zuverlässigen Verstehen und Strukturieren der Inhalte. Genau hier setzt DAiTA an. Durch die Kombination von OCR-Technologie und Vision-Modellen entstehen aus unstrukturierten Dokumenten belastbare Daten für nachgelagerte Prozesse. Unternehmen reduzieren manuellen Aufwand und schaffen eine bessere Grundlage für effiziente und skalierbare Abläufe.

Sie möchten prüfen, wie sich variable Eingangsdokumente in Ihrem Unternehmen automatisiert auslesen und weiterverarbeiten lassen?

 

Kontaktieren Sie uns!