Dokumenten- und Archivdigitalisierung

Service Post Business Solutions: Archivdigitalisierung

Branche: Luft- und Umwelttechnik

Die Scheuch Gruppe ist ein international tätiges österreichisches Technologieunternehmen und einer der Weltmarktführer im Bereich Luft- und Umwelttechnik. Das Familienunternehmen entwickelt und realisiert innovative Lösungen zur Luftreinhaltung, Emissionsreduktion und Umwelttechnik für Industrieunternehmen weltweit.

Herausforderung und Lösung

Die Ausgangssituation der Scheuch Gruppe und unser Lösungsansatz im Überblick.

Herausforderung Lösung

Im Laufe der Jahre hat sich bei der Scheuch GmbH ein Papierarchiv von mehreren tausend Ordnern angesammelt. Ein physisches Archiv benötigt viel Platz. Zudem ist es sehr arbeits- und zeitaufwändig, mittels konventioneller Suche bestimmte Aufzeichnungen zu finden. Die Informationen sollten für alle Standorte weltweit zugänglich gemacht werden.

Mittels Hochleistungsscanner wurden die Dokumente am Post Standort in Haid in Farbe digitalisiert und als PDFs gespeichert. Um nicht nur die Suche nach Dokumentennamen, sondern auch die Textsuche innerhalb einzelner Dokumente zu ermöglichen, wurden die PDFs mit Hilfe einer OCR-Lesetechnologie neu erfasst. Die Indexierung der Daten erfolgte anschließend individuell nach Kund*innenwunsch.

Die erste Welle der Archivdigitalisierung startete im Jänner 2015 – hier wurde binnen weniger Monate eine große Anzahl an Ordnern gescannt. Nach dem erfolgreichen Projektstart wurde 2016 ein weiterer Teil digitalisiert. Im Herbst 2019 übernahm die Post Business Solutions ein weiteres Archiv der Scheuch Gruppe zur Digitalisierung und ortsunabhängigen Bereitstellung.

Ergebnis

Weltweite orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit der Sammlung
Massive Einsparung an Lagerfläche
Höchste Datensicherheit und Betrieb in Österreich

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