Wie Millionen von Blättern in das richtige Kuvert kommen Millionen von Daten kommen tagtäglich in den Postfächern von österreichischen Unternehmen sowie Bürgerinnen und Bürger an. Rechnungen, Mahnungen, Versicherungspolizzen – allesamt sensible Informationen. Damit sie vertraulich bleiben und immer den Weg zur richtigen Empfängerin bzw. Empfänger finden, kommt in Transaktionsdruckereien das sogenannte Closed-Loop-Verfahren zum Einsatz.

Haben Sie sich jemals gefragt, wie es beispielsweise Banken oder Versicherungen schaffen, vertrauliche Informationen über einen Kredit oder eine Versicherungspolizze immer vollständig an die richtige Empfängerin bzw. Empfänger zuzustellen? Nicht zuletzt seit dem Inkrafttreten der DSGVO unterliegen Privatdaten einer strengeren Kontrolle – sie dürfen nämlich nur für bestimmte Personen zugänglich sein. Unternehmen müssen diese Sicherheitsaspekte auch beim Druck und der Kuvertierung von personalisierten Sendungen gewährleisten – sowohl im digitalen als auch im analogen Aspekt. 

Die Druck- und Kuvertieraufgaben werden heutzutage von Transaktionsdruckereien übernommen. Diese müssen gewährleisten, dass der komplette Prozess der Dokumentenerstellung von der Übermittlung der Daten an die Druckerei bis zum produzierten Kuvert unter strengsten Datenschutzauflagen durchgeführt wird. Auch in diesem Bereich werden die Vorteile der Digitalisierung genutzt – wie zum Beispiel das sogenannte Closed-Loop-Verfahren. Dieses Verfahren (zu Deutsch auch „geschlossener Kreislauf“ genannt) stellt eine Art „intelligente Kuvertierung“ dar. Konkret wird damit sichergestellt, dass alle gewünschten Dokumente einer Postsendung produziert werden und – noch wichtiger – dass jedes Briefkuvert genau die Informationen beinhaltet, die für die jeweilige Empfängerin bzw. den Empfänger vorgesehen sind. 

Effizientes Tracking

Das Herzstück des Closed-Loop-Verfahrens ist die sogenannte Dokumenten-ID. Damit ein zu produzierendes Dokument die richtigen Informationen enthält und im dafür vorgesehenen Briefkuvert landet, muss es zuerst registriert werden – nur so kann es durch den ganzen Druck- und Kuvertierprozess verfolgt und auch auf seine Vollständigkeit geprüft werden. 

Die Dokumenten-ID wird jedem Dokument in Form eines 2D-Codes zugewiesen, welcher auch am Rand des Dokuments mitgedruckt wird. Am Anfang jedes Prozessschritts wird der Code eingescannt. Nur so ist es möglich, jederzeit zu überprüfen, ob z. B. alle Blätter eines Dokuments in der richtigen Reihenfolge ins Briefkuvert gelangt sind. Erst wenn das erfolgt ist, gilt der Druck- und Kuvertierprozess im Closed-Loop-Verfahren als erfolgreich abgeschlossen.

Wenn beispielsweise eine Sendung nicht komplett oder beschädigt ist, wird sie aussortiert und datenschutzkonform vernichtet. Gleichzeitig sichert das Closed-Loop-Verfahren, dass dieses Dokument automatisch nachgedruckt und kuvertiert wird. Indem Probleme während der Produktion automatisch erkannt und behoben werden, können Druckaufträge immer zu hundert Prozent abgeschlossen werden.

Höchste Ausfallsicherheit

Um auch komplexe und umfangreiche Aufträge zu erledigen, bietet D2D, Österreichs größte Transaktionsdruckerei und ein Tochterunternehmen der Österreichischen Post AG, ihren Kunden ein hohes Level an Ausfallsicherheit. Die Daten werden so in zwei gespiegelten Rechenzentren an zwei Standorten verarbeitet. Jährlich verarbeitet D2D mehr als 110 Millionen Sendungen in Kuvertiermaschinen, die den modernsten Hochleistungsstandards entsprechen. Eine solche Maschine kann pro Stunde bis zu 26.000 Kuvertierungen in den Formaten C6 bis B5 verarbeiten.

Ein besonderer Vorteil solcher Anlagen ist außerdem ihr modularer Aufbau – für neue Aufgaben können sie jederzeit um zusätzliche Funktionen erweitert werden. Zudem gelten die Digitaldruckmaschinen der D2D als die schnellsten und qualitativ besten im deutschsprachigen Raum. Damit wird stets eine schnelle und sichere Abwicklung von Druck- und Kuvertieraufträgen gewährleistet.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Produktion und Versand von Mailings aus einer Hand
  • Qualitätssicherung durch das Closed-Loop-Verfahren
  • Modernste Druckmaschinen & Kuvertieranlagen
  • Ausfallsicherheit in der Produktion
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