Mailroom Invoice Intelligente Workflows mit höchster Datenqualität Eine Vielzahl von teils sehr komplexen Rechnungen und ein hoher Bearbeitungsaufwand – papiergebundene Rechnungsbearbeitung kostet Unternehmen in der Regel viel Zeit und Ressourcen. Um diesen Geschäftsprozess effizienter, schneller und transparenter zu gestalten, bietet die Post Business Solutions dafür eine Lösung. Mailroom Invoice verbindet physische und elektronische Eingangsrechnungen in einer digitalen Lösung, integriert Rechnungsdaten in Folgesysteme im Unternehmen und ermöglicht so automatisierte Zahlungsworkflows.

Unternehmen sind tagtäglich mit einer Vielzahl von Eingangsrechnungen konfrontiert. Früher wurden sie physisch im Workflow bearbeitet: Die zuständigen Mitarbeiter*innen haben dabei viel Zeit gebraucht, um eine Übersicht über offene Rechnungen und Zahlungsziele zu behalten. Darüber hinaus hat die interne Zustellung von Belegen zur Prüfung und Genehmigung oft zusätzlichen Zeitaufwand erzeugt. Das Resultat: Die Rechnungsbearbeitung hat Mitarbeiter*innen in diversen Abteilungen davon abgehalten, sich ihren Kernaufgaben zu widmen.

Um mehr Effizienz, Qualität und Transparenz in diesem Bereich zu erzielen, aber auch die Mitarbeiter*innenzufriedenheit zu steigern, entscheiden sich zahlreiche Unternehmen, einen durchgängigen digitalen Prozess zur Rechnungsbearbeitung einzuführen. Ein effizientes Workflow-Tracking und ein automatisierter Datenaustausch sind damit gewährleistet. Dies ermöglicht den Betrieben, einen umfassenden Überblick über sämtliche Eingangsrechnungen und dazugehörige Workflows zu haben. Auch Mitarbeiter*innen profitieren davon: Sie können wesentlich mehr Zeit und Ressourcen für sinnvollere Aufgaben einplanen, was ihre Motivation und Zufriedenheit steigert.

Die Post Business Solutions bietet dafür eine Gesamtlösung: Zentraler Bestandteil ist Mailroom Invoice – ein cloudbasiertes Dokumentenmanagement-System. Mailroom Invoice ist eine Softwarelösung zur integrierten Bearbeitung von Rechnungen und zur Steuerung von Workflows. Es erlaubt eine vollständige digitale Abwicklung von Eingangsrechnungen vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung. Damit wird das gesamte Rechnungsmanagement transparenter und qualitativ hochwertiger organisiert. 

Zentral und transparent

Als Dokumentenmanagement-System (DMS) verbindet Mailroom Invoice physische und elektronische Eingangsrechnungen in einer gemeinsamen digitalen Lösung. Diese können dann von berechtigten Mitarbeiter*innen jederzeit gespeichert und bearbeitet werden. Der gesamte Workflow wird zentral verwaltet, was enorm viel Zeit und Ressourcen im Unternehmen spart. Dies ist besonders wichtig, wenn es um komplexe Rechnungen geht, die von mehreren Ebenen im Unternehmen geprüft und genehmigt werden müssen. Als cloudbasierte DMS-Lösung ermöglicht Mailroom Invoice nämlich ein permanentes Tracking von sämtlichen Workflows zur Rechnungsbearbeitung. So kann z. B. jederzeit per Tastendruck geprüft werden, ob, in welcher Phase und von welcher*welchem Mitarbeiter*in eine Rechnung bearbeitet wird. 

Fünf Schritte für mehr Effizienz

Wie sieht nun die Lösung konkret aus?

  1. Am Anfang werden sämtliche Eingangsrechnungen – egal ob sie physisch oder elektronisch ins Unternehmen einlangen – digitalisiert. Dabei werden komplexe Metadaten extrahiert, die eine präzise automatische Verteilung in die einzelnen Abteilungen ermöglichen.
  2. Ein nahtloses Schnittstellenmanagement mit Mailroom Invoice führt anschließend zu einer sekundenschnellen Verteilung von Rechnungsdaten in einem Rechnungseingangsbuch in der Cloud.
  3. Aus dem Rechnungseingangsbuch werden die Daten einem Freigabe- und Genehmigungsworkflow zugeführt. 
  4. Nach der Prüfung und Genehmigung durch zuständige Mitarbeiter*innen werden die Rechnungen über weitere digitale Schnittstellen zur Verbuchung ins entsprechende SAP-System des Unternehmens übergeben. 
  5. Am Ende werden die Belege revisionssicher und mit gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten je Dokumentenklasse digital archiviert.

Sichere Cloud-Lösung

Da Mailroom Invoice eine cloudbasierte Softwarelösung ist, kann die Kontrolle des gesamten Workflows sowie die Prüfung und Genehmigung von Rechnungen über den Browser am PC oder auch ortsunabhängig über mobile Endgeräte – per Mailroom Invoice-App – erfolgen. Das schafft zusätzliche Flexibilität und erhöht die Effizienz. Die Post arbeitet hier ausschließlich mit Rechenzentren in Österreich, Deutschland und der Schweiz und gewährleistet damit den höchstmöglichen Schutz sensibler Firmendaten.

Mailroom Invoice – Ihre Vorteile auf einen Blick: 

  • Sie können Ihre komplexen Rechnungen rasch und transparent bearbeiten. 
  • Sie erzielen eine höhere Effizienz und ersparen sich wesentlich mehr Zeit durch die schnelle interne Zustellung von Rechnungen. 
  • Ihre Mitarbeiter*innen bekommen freie Ressourcen für ihre Kernaufgaben.
  • Ihre Rechnungen werden revisionssicher und digital abgelegt. 

Mehr Informationen finden Sie auf der Mailroom Invoice Seite.
Sie können jederzeit mit uns Kontakt aufnehmen. Schreiben Sie an business@post.at!