Digitale Poststelle: revisionssicher und transparent Eine Vielzahl von eingehenden und ausgehenden Sendungen verlässlich verfolgen und dokumentieren: Mit dieser Herausforderung sind viele Unternehmen täglich konfrontiert. Die digitale Komplettlösung Mailroom Tracking kann hier eine wertvolle Unterstützung bieten. Das zeigt auch das Beispiel des Österreichischen Roten Kreuzes.

Das Österreichische Rote Kreuz ist die älteste und größte humanitäre Non-Profit-Organisation des Landes. Ein einwandfrei dokumentiertes Poststellenmanagement gehört dort zum Büroalltag. Briefe, Pakete, RSa- und RSb-Sendungen – ihre Erfassung, Zuweisung und Übergabe an die richtigen Empfänger*innen in der Organisation erfordert in der Regel viel Zeit und Ressourcen. Die Bearbeitung dieser Sendungen unterliegt zudem oft verschiedenen Regelungen, Gesetzen oder Dokumentationspflichten. Denken wir hier beispielsweise an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Briefgeheimnis oder verschiedene Zahlungsfristen. Aus diesem Grund muss die Poststelle des Roten Kreuzes stets eine rechtzeitige und vor allem richtige Zustellung der Sendungen im Unternehmen gewährleisten. Das Gleiche gilt auch für den Postausgang. All diese Schritte müssen darüber hinaus ordnungsgemäß dokumentiert und revisionssicher archiviert werden. Nur so können dokumentenbasierte Geschäftsprozesse in dieser großen Non-Profit-Organisation optimal ablaufen.

Revisionssicher dokumentieren

Digitalisierung bietet hier eine willkommene Unterstützung: So nutzt das Österreichische Rote Kreuz seit Herbst 2019 Mailroom Tracking der Österreichischen Post AG. Dies ist eine digitale Lösung, die als Ergänzung zum physischen Postlauf von Briefen und Paketen in Unternehmen dient. So können Eingang, Zustellung und Übernahme sämtlicher Postsendungen innerhalb des Unternehmens genau verfolgt und dokumentiert werden – und zwar digital, in Echtzeit und nur seitens autorisierter Mitarbeiter*innen. 

Wie funktioniert Mailroom Tracking? Eingehende Postsendungen wie Einschreiben, RSa, RSb oder Pakete werden stationär mit einem Scanner oder mobil per Mailroom Tracking-App gescannt. Sobald wichtige Metadaten wie der Empfängername oder die zuständige Abteilung erfasst wurden, wird die Sendung zugewiesen und die Empfängerin bzw. der Empfänger erhält automatisch eine Benachrichtigung. Auch die Übergabe wird dokumentiert: mit einer Unterschrift via App oder mittels Zutrittskarte. Damit sind alle Abläufe in Echtzeit dokumentiert und automatisch revisionssicher gespeichert. Eine nachträgliche Manipulation ist nicht möglich.

Einfache Bedienung

Mailroom Tracking überzeugt vor allem durch einfache Handhabung und Flexibilität: Es funktioniert als eine browserbasierte Webanwendung, für die keine lokale Installation auf dem Computer notwendig ist. Mailroom Tracking ist auch als App auf dem Smartphone (Android oder iOS) verfügbar. Ein zusätzliches Asset ist seine Sicherheit – die Lösung ist nämlich Teil der Post Cloud Enterprise. Alle Daten werden somit in hochsicheren österreichischen Rechenzentren gespeichert – damit wird eine optimale Souveränität über gespeicherte Daten gewährleistet. Durch einfache technische Rahmenbedingungen kann Mailroom Tracking in kürzester Zeit implementiert werden.

Seit 2020 ist Mailroom Tracking auch als Lösung für den Postausgang verfügbar – sämtliche ausgehende Postsendungen werden eingescannt und ins Tracking-System eingespielt. Damit wird der Überblick behalten, welche Sendungen wann für den Postausgang übergeben wurden.

Mit Mailroom Tracking kann das Österreichische Rote Kreuz also jederzeit den Überblick über alle Briefe und Pakete behalten – der unnötige Stress wegen nicht auffindbarer Sendungen oder deren umständlicher Archivierung ist damit Geschichte. 

Betriebliches Inventar „tracken“

Sicher und transparent dokumentieren kann man nicht nur Postsendungen, sondern auch diverse Gegenstände in Unternehmen, vor allem Schlüssel, Zutrittskarten, elektronische Geräte, Meetingraum-Ausstattung oder Werkzeug. Ähnlich wie Mailroom Tracking werden mit Object Tracking sämtliche ausgeliehenen Gegenstände erfasst und ihre Ausgabe sowie Rücknahme transparent dokumentiert. Die Anwendung wird wie Mailroom Tracking gehandhabt – im Web (browserbasiert) oder als App auf dem Smartphone. So wird in Unternehmen jederzeit der Überblick behalten, welches Inventar wann und an wen ausgegeben wird.

Die Vorteile von Mailroom Tracking und Object Tracking auf einen Blick:

  • Einfache Bedienung und Handhabung
  • Keine lokale Installation notwendig – die Anwendungen funktionieren browserbasiert und als App
  • Transparente Dokumentation und revisionssichere Archivierung von Postsendungen und Gegenständen
  • Teil der Post Cloud Enterprise – Datensicherheit ist gewährleistet