Mailroom Tracking: Postprozesse endlich im Griff 2 Min. Lesezeit

„Wo ist meine Sendung?“ Diese Frage haben Sie bestimmt schon mehrmals im beruflichen Alltag gehört. In vielen Unternehmen ist die Poststelle ein unterschätzter Dreh- und Angelpunkt. Täglich werden wichtige Dokumente empfangen, verteilt und versendet – oft noch mit hohem manuellem Aufwand und wenig Transparenz. Doch das kann anders aussehen!

Mit Mailroom Tracking von Post Business Solutions bringen Sie Ihre Postprozesse auf das nächste Level: digital, effizient und nachvollziehbar.

Auf der Suche nach Sendungen?

Ob interne Kommunikation oder eingeschriebene Sendungen – es ist entscheidend zu wissen, wo sich ein Dokument befindet und wer es erhalten hat. In manuell protokollierten Prozessen kommt es jedoch immer wieder zu fehlerhaften Erfassungen, die die Transparenz und Nachvollziehbarkeit beeinträchtigen. Das kann zu Zeit- und Kostenverlusten führen.

Effizienz im Posteingang in wenigen Schritten steigern

Eine digitale Lösung mit Optical Character Recognition (OCR, optische Zeichenerkennung) schafft hier Abhilfe. Sie liest die Anschrift der Empfänger*innen aus, damit die Korrespondenz, z. B. Einschreiben, Pakete, RSa- und RSb-Sendungen, zuverlässig in die richtigen Hände gelangt. Ein Smartphone oder Barcode-Scanner genügt, um den Prozess reibungslos abzuwickeln.
Sobald die Empfänger*innen ihre Post übernehmen, bestätigen sie den Erhalt mit einer Unterschrift oder per Near Field Communication (NFC)-Mitarbeiter*innenkarte direkt in der Mailroom Tracking App. Diese Informationen werden revisionssicher archiviert. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Sendung entgegengenommen hat.

Lückenlose Verfolgung des Postausgangs

Auch ausgehende Einschreiben werden mit dem Smartphone oder Barcode- Scanner dokumentiert und in das Mailroom Tracking-System eingespielt. Dort wird der Zustellstatus automatisch aktualisiert. So behalten Sie jederzeit den Überblick und wissen genau, wo sich Ihre Sendungen befinden.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Mailroom Tracking bringt die physische und digitale Welt in Einklang – und macht das Beste daraus.

Ihre Vorteile:

• Schnelle und effiziente Erfassung aller ein- und ausgehenden Sendungen
• Automatische Benachrichtigungen an Empfänger*innen
• Zeit- und Ressourceneinsparung durch digitale Prozesse
• Monatliche Reports auf Knopfdruck für volle Transparenz

Zeit für wirklich wichtige Aufgaben gewinnen

Mit Mailroom Tracking überlassen Sie die mühsame „Detektivarbeit“ der Technologie und gestalten Ihre Geschäftsprozesse effizienter. So können Sie sich endlich den Aufgaben widmen, die Ihre volle Aufmerksamkeit verdienen.

Seien Sie „One process ahead“ mit Mailroom Tracking von Post Business Solutions.
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