DE - Deutsch
Poststellenmanagement
DE
Seit 2018 betreibt die Österreichische Post AG die Poststelle im ORF-Zentrum am Küniglberg. Im vergangenen Jahr wurde diese umfassend modernisiert, damit die rund 3.000 Mitarbeiter*innen des ORF direkt von den Services der Post Business Solutions – einem 100-prozentigen Tochterunternehmen der Österreichischen Post AG – profitieren können.
Doch welche Aufgaben übernimmt eine Poststelle genau? Welche Vorteile entstehen durch die Zusammenarbeit mit der Post Business Solutions im Bereich des Poststellenmanagements? Und was hat Künstliche Intelligenz (KI) mit einer Poststelle überhaupt zu tun?
Das ORF-Zentrum am Küniglberg ist der tägliche Arbeitsplatz von zehn Mitarbeiter*innen der Post Business Solutions, die den gesamten Postverkehr des ORF vor Ort abwickeln. Dabei gibt es einiges zu tun: Täglich werden rund 3.000 Briefe und Pakete unter Einhaltung höchster Sicherheits- und Qualitätsstandards bearbeitet. Doch das ist längst nicht alles, was auf der Agenda steht.
Zu den klassischen Aufgaben zählen die Trennung und Sortierung der Ein- und Ausgangspost, das Kuvertieren und Vorbereiten von Ausgangssendungen sowie die direkte Zustellung aller dokumentationspflichtigen Schreiben direkt an die ORF-Mitarbeiter*innen.
Darüber hinaus übernehmen die Mitarbeiter*innen der Poststelle zahlreiche Digitalisierungsaufgaben, die zur Optimierung der Geschäftsprozesse beitragen.
Ein zentrales Element ist das Produkt Mailroom Tracking, das eine präzise Erfassung, Nachverfolgung und Archivierung ausgehender Sendungen ermöglicht. So können ORF-Mitarbeiter*innen den Status ihrer Postsendungen jederzeit – auch außerhalb des ORFs – abrufen.
Auch die Digitalisierung von physischen Dokumenten wird von der Poststelle täglich durchgeführt. Dabei wird die physische Korrespondenz eingescannt und für die weitere Datenverarbeitung aufbereitet.
Hier kommt die KI ins Spiel, die vor allem beim Auslesen der Daten aus Rechnungen und anderen Dokumenten einen praktischen Einsatz findet. Die Dokumente werden klassifiziert, enthaltene Daten automatisiert extrahiert und validiert, um danach in die ORF-internen Systeme eingepflegt zu werden. Diese Datenverarbeitung passiert auf der KI-gestützten Intelligent Document Processing (IDP)-Plattform DAiTA, die von Post Business Solutions entwickelt wurde. Der KI-Einsatz ergänzt mit finaler Kontrolle der menschlichen Expert*innen („Human in the loop“) garantiert bis zu 99,9-prozentiger Genauigkeit der Daten, die aus den Dokumenten ausgelesen werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgt automatisch die datenschutzkonforme Vernichtung der physischen Originale.
Die Vorteile der Zusammenarbeit zeigen sich im täglichen Arbeitsalltag: Zu bestimmten Öffnungszeiten können Mitarbeiter*innen ihre Anliegen direkt am Schalter der Poststelle erledigen. Sollte es zeitlich einmal knapp werden, steht eine Selbstbedienungszone mit der Versandstation rund um die Uhr (24/7) zur Verfügung. Auch private Pakete können bequem empfangen werden – eine Benachrichtigung per E-Mail informiert über das Eintreffen. Das spart Zeit, die für wichtigere Aufgaben genutzt werden kann.
All das wird von den Mitarbeiter*innen der Post Business Solutions erledigt. Für den ORF entfallen somit die Sorgen rund um Personalplanung, Urlaubs- und Karenzvertretungen sowie Krankenstände. Mit den automatisierten und optimierten Abläufen, die mit den Lösungen der Post Business Solutions einhergehen, hat der ORF absolute Planungssicherheit, was die Qualität und die Kosten seiner Poststelle betrifft. Alle Prozesse erfüllen die höchsten Sicherheitsstandards, sind DSGVO-konform und lassen sich in die bestehenden IT-Systeme nahtlos integrieren.
Die Post Business Solutions betreibt österreichweit 54 Poststellen, davon 27 direkt bei Kund*innen vor Ort. Die Modernisierung der Poststelle im ORF-Zentrum und ihre fortschreitende Digitalisierung zeigen, dass sowohl der ORF als auch die Post Business Solutions flexibel auf Marktveränderungen reagieren, ihre Prozesse weiterentwickeln und sich erfolgreich in der digitalen Welt positionieren.
Erfahren Sie mehr über die Post Business Solutions hier.
