Wie Frau Mayers Unternehmen von der Digitalisierung der Poststelle profitiert
Doch was tun, wenn das Handling der Poststelle immer kostenintensiver wird und man vor immer neuen Herausforderungen steht?
Frau Mayer ist Leiterin des Back Office und der internen Organisation der Versicherungs AG und verliert mit ihren wenigen Mitarbeiter*innen allmählich den Überblick über all die Sendungen, die im Unternehmen tagtäglich ein- und aus gehen. Dazu kommt, dass viele ihrer Mitarbeiter*innen, die mit der Bearbeitung der Tagespost betreut sind, in den nächsten zwei Jahren in Pension gehen werden.
Erfahren Sie, wie Frau Mayer mit diesen Herausforderungen umzugehen wusste und am Ende Kosten senken und Ressourcen freilegen konnte!
Die Herausforderung: Der Überblick im Poststellenmanagement fehlt
Das Management der Poststelle wird immer komplexer: Die bevorstehenden Pensionierungen bereiten Frau Mayer Kopfschmerzen. Noch nie war es so schwer, motivierte Fachkräfte zu finden. Außerdem stellt die Frage nach der richtigen Größe der Bearbeitungsflächen und Lagerräumlichkeiten eine herausfordernde Angelegenheit dar.Laut Budgetplan muss eine beträchtliche Rücklage gebildet werden, um die nächsten fünf Jahre gut überbrücken zu können. Doch wo sollen die Einsparungen stattfinden?
Die Lösung kommt in Form einer Post-Werbeanzeige
Bei der Internetrecherche stößt Frau Mayer zufällig auf eine Werbung der Österreichischen Post AG – die Überschrift lautet:
“Kosten einsparen dank effizientem Poststellenmanagement”.
Auf einer Landingpage wird das Service näher beschrieben:
“Wir von der Post Business Solutions übernehmen die Verwaltung und Organisation Ihrer Poststelle. Die Sorge um die Verarbeitung von eingehenden und ausgehenden Briefen und Paketen hat ein Ende. Die zeitaufwendige Bearbeitung von Einschreiben und Paketen, die Annahme von Kurierdiensten und die Verwaltung von Postfächern übernehmen wir für Sie!
Eigentlich genau das, was Frau Mayer jetzt brauchen würde. Die Auslagerung des Poststellenmanagements würde den drohenden Mitarbeiter*innenmangel abfedern und zudem Ressourcen einsparen.
Frau Mayer wolle sich zunächst an die Thematik herantasten und hat sich zunächst für eine Zertifizierung ihrer Poststelle entschieden. Die Umsetzung lief denkbar einfach für Frau Mayer.
Rasch und hoch-serviceorientiert hat eine freundliche Mitarbeiterin der Post Business Solutions eine Poststellenzertifizierung für die Versicherungs AG durchgeführt. Die preiswerte Zertifizierung gibt Aufschluss darüber, was bereits gut funktioniert und wo Optimierungspotenziale liegen. Frau Mayer war überrascht, wie viel sie dabei lernen konnte: Durch die Zertifizierung erhielt sie eine Analyse ihrer Poststelle; so konnten Abläufe zielführend optimiert werden. Das bedeutet nicht nur eine Kostensenkung für den Bereich von Frau Mayer, sondern eine ganzheitlich effizienter operierende Poststelle!
Nach diesen erfreulichen Resultaten und den daraus gewonnenen Erkenntnissen, ging Frau Mayer ein paar Monate später noch einen Schritt weiter und entschied sich für das Outsourcing des Poststellenmanagements. Die Post Business Solutions bieten die vollumfängliche Übernahme des Poststellenmanagements an, wobei alle Aufgaben von der Annahme der Post bis zur unternehmensinternen Zustellung übernommen werden. Das bedeutet nicht nur eine Kostensenkung für den Bereich von Frau Mayer, sondern eine ganzheitlich effizienter operierende Poststelle!
Die Veränderungen in dem Unternehmen sind hier allerdings noch nicht zu Ende: Nach einem informativen Gespräch mit ihrer persönlichen Post Business Solutions Ansprechpartnerin entscheidet sich Frau Mayer für die erweiterte Kombination aus Poststellenmanagement und Mailroom Tracking. Letzteres ermöglicht es, den Standort und die Zustellung von Briefen und Paketen in Echtzeit zu verfolgen.
Fragt man Frau Mayer nun nach einem Fazit, wird sie zuallererst die Poststellenzertifizierung als kostengünstige Möglichkeit, um die Postbearbeitung im Unternehmen zu optimieren, loben. Das Outsourcing des Poststellenmanagements hat die Arbeitsbelastung im Versicherungsunternehmen zudem maßgeblich reduziert und die Digitalisierung vorangebracht. Mit dem Mailroom-Tracking vereinfachte sie die Nachverfolgung wichtiger Eingangssendungen und kann von jetzt an Kund*innen präzise und transparent über den Standort der Sendung informieren!