Reduktion der tägliche Aufwände für die Ausgangspostbearbeitung durch die Post Business Solutions

Service Post Business Solutions: Abholung der Ausgangspost, Bar Freimachung (Frankierung) mit Kostenstellenverrechnung samt Postaufgabe

Branche: Körperschaft öffentlichen Rechts

Die Notariatskammer ist die gesetzliche Interessenvertretung der österreichischen Notar*innen. Sie ist eine Körperschaft öffentlichen Rechts mit Sitz in Wien und erfüllt eine Vielzahl an Aufgaben, die sowohl die Organisation des Berufsstandes als auch die Qualitätssicherung und Weiterentwicklung des Notariats betreffen.

Herausforderung und Lösung

Die Ausgangssituation die Österreichische Notariatskammer und unser Lösungsansatz im Überblick.

Herausforderung Lösung

Die tägliche Abwicklung der Ausgangspost stellte eine organisatorisch anspruchsvolle Aufgabe dar. Die manuelle Frankierung erforderte nicht nur fundierte Kenntnisse über Versandarten und Portokalkulation, sondern auch eine exakte Zuordnung zu den jeweiligen Kostenstellen. Zusätzlich führten interne Abstimmungen und der Weg zur Postaufgabe zu einem erhöhten Zeitaufwand, der wertvolle personelle Ressourcen band – insbesondere in Phasen hoher Arbeitsbelastung.

Mit der Implementierung der Lösung von Post Business Solutions wurde die Ausgangspostbearbeitung zentralisiert und automatisiert. Die Post wird direkt vor Ort abgeholt, professionell frankiert und unter Berücksichtigung der internen Kostenstellen korrekt verrechnet. Die Lösung wurde passgenau auf die Anforderungen der Notariatskammer zugeschnitten und fügt sich reibungslos in die bestehenden Abläufe ein. Durch feste Abholzeiten und eine klar strukturierte Logistik konnte der Aufwand für die Postbearbeitung erheblich reduziert werden. Dadurch werden die Mitarbeiter*innen spürbar entlastet und können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Das Ergebnis unserer Zusammenarbeit

Durch die Auslagerung der Abholung, Frankierung, Kostenstellenverrechnung und Postaufgabe an Post Business Solutions konnte der tägliche Aufwand für die Ausgangspostbearbeitung um bis zu einer Stunde reduziert werden.

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Das sagt die Österreichische Notariatskammer über die Zusammenarbeit

„Die strukturierte Lösung von Post Business Solutions hat unsere Postprozesse deutlich vereinfacht. Die Abwicklung erfolgt zuverlässig und ohne zusätzlichen Koordinationsaufwand – das bringt spürbare Entlastung im Tagesgeschäft.“

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