Dokumenten- und Archivdigitalisierung

Service Post Business Solutions: Archivdigitalisierung

Branche: Gesundheits- und Sozialwesen

SVS (Sozialversicherung der Selbständigen) ist der soziale Versicherungsträger für Selbständige, Gewerbetreibende, Bauern und Neue Selbständige in Österreich. Mit rund 1,3 Millionen Versicherten bietet die SVS Leistungen in den Bereichen Kranken-, Pensions- und Unfallversicherung sowie moderne digitale Services für ihre Kundinnen und Kunden.

Herausforderung und Lösung

Die Ausgangssituation der SVS und unser Lösungsansatz im Überblick.

Herausforderung Lösung

Im Laufe der Jahre sind bei der Versicherungsanstalt riesige Papierarchive in den neun Landesstellen entstanden. Solche Archive benötigen nicht nur viel Platz, sie sind auch sehr arbeits- und zeitaufwändig. Das Ziel war, alle Archive und die darin enthaltenen Informationen zu digitalisieren, um deren Nutzung zu ermöglichen und den Zugriff auf die Informationen zu erleichtern. Zum Entscheid für eine Digitalisierung der Archive waren Standortverhältnisse, Zeit, Sicherheit und Vollständigkeit ausschlaggebend.

Die Post Business Solutions digitalisierte seit 2015 rund 100 Millionen Seiten an Dokumenten für die Sozialversicherung der Selbständigen. Von der Anlieferung der Leerkartons bis hin zur Abholung übernimmt die Post Business Solutions die gesamte Transportlogistik in allen 9 Bundesländern. Anschließend wird das Beleggut mittels Hochleistungsscannern in Farbe digitalisiert und als PDF gespeichert. Nach dem Scanning findet eine Qualitätssicherung durch die Expert*innen in der Aufbereitung statt. Um nicht nur die Suche nach Dokumentennamen, sondern auch die Textsuche innerhalb einzelner Belegstücke zu ermöglichen, werden die Dokumente mit Hilfe einer OCR-Lesetechnologie neu erfasst und im Anschluss an die Kundin übermittelt.

Ergebnis

Orts- und zeitunabhängiger unabhängiger Zugriff auf das Archiv
Zeit- & Kosteneinsparung durch die effektive Strukturierung der Informationen
Ressourcenschonung & Platzgewinn

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