hybridSign - Die Digitale Unterschrift für Unternehmen Die Digitalisierung in Unternehmen bringt nicht nur mehr Flexibilität, sondern in vielen Bereichen auch erhöhte Sicherheit und mehr Komfort mit sich. So ist es inzwischen problemlos möglich, über das Mobiltelefon oder andere Endgeräte rechtsgültig zu unterschreiben. Die digitalen Unterschriften sind der virtuelle Ausweis Ihrer Kund*innen im Internet, der Sie papierfrei durch die Bürokratie bringt.

Mit nur einer einzigen Lösung der Post können digitale Signaturen erstellt und erhalten werden – und das über alle Endgeräte hinweg. Ob via Smartphone, Tablet oder elektronischem Unterschriften-Pad – mit der digitalen Signatur können Sie und Ihre Kund*innen das volle Potenzial der Digitalisierung genießen.

hybridSign bietet Ihnen die Möglichkeit, direkt in Ihrem Dokumentenprozess integriert bereits vorbereitete Unterschriftenfelder zu vergeben. Dort kann auch festgelegt werden, welche Unterschriftenqualität für das entsprechende Dokument benötigt wird. Darüber hinaus können Unterschriftenfelder auch ad hoc von Anwendern selbst angebracht und unterschrieben werden.

Vorteile von hybridSign für Unternehmen

Als Unternehmer*in stellt Sie die rechtlich korrekte Abwicklung von Verträgen und mehr oft vor eine große bürokratische Herausforderung. Unterschriften müssen zeitgerecht eintreffen und Verträge rechtzeitig bestätigt werden. Mit der digitalen Unterschrift können diese Vorgänge nun einfach online erfolgen. Außerdem warten mit der digitalen Signatur viele weitere Vorteile auf Sie:

  • Vereinfachte Prozesse
    Die digitale Signatur ist einfach als AddOn in bestehende Prozesse integrierbar und ermöglicht es, bereits am Point-of-Sale die Unterschrift Ihres Kunden digital entgegenzunehmen.
  • Keine Medienbrüche
    Durch das digitale Signieren können Prozesse völlig papierfrei und ohne zwischenzeitliche Scanvorgänge passieren.
  • Viele Anwendungsbereiche innerhalb des Unternehmens
    Auch Zeitaufzeichnungen oder andere interne Dokumente können mit der digitalen Signatur ganz einfach rechtskräftig digital unterschrieben werden.
  • Höchste Sicherheit & moderne Technologien
    Langjährige Erfahrung sowie neueste technologische Standards sorgen für hohe Sicherheit und datenschutzkonforme Abläufe.
  • Vielfältige Branchen und Felder
    Digitale Unterschriften sind divers einsetzbar und finden Verwendung in vielen verschiedenen Branchen. So nutzen zum Beispiel die Donau Versicherung und die Wiener Städtische Versicherung die digitale Signatur für elektronische Versicherungsdokumente.
 

Arten der digitalen Signatur

Für Unternehmen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, Geschäftsunterlagen, Verträge und mehr digital zu signieren beziehungsweise von Kund*innen gegenzeichnen zu lassen.

 

Bieten Sie Ihren Kund*innen die Möglichkeit, mit der eigenen Handy-Signatur PDF-Unterlagen zu unterzeichnen, ist weder auf Ihrer noch auf Kund*innenseite ein zusätzliches Endgerät notwendig. Und so funktionierts:

  1. Das Dokument wird in hybridSign geöffnet.
  2. Das Unterschriftenfeld wird von den Kund*innen selbstständig aufgebracht oder ein vorgefertigtes Feld verwendet.
  3. Als nächstes wird die Art der Unterschrift gewählt (Handy-Signatur, Fernunterschrift etc.).
  4. Dann erfolgt das Login mit den Benutzer*innendaten der Handy-Signatur (Telefonnummer, Passwort & TAN) und das Dokument wird unterschrieben.
  5. Zum Schluss kann das gültig unterzeichnete Dokument heruntergeladen werden.

Obwohl die Handy-Signatur keine eigenhändige "Unterschrift" im eigentlichen Sinne ist, identifiziert sie offiziell und eindeutig den/die Unterzeichner*in und ist der händisch getätigten Unterschrift gesetzlich gleichgestellt.

Direkt am Point-of-Sale können Unterzeichnungen auf einem Touchpad passieren. Die Unterschriftenpads, auch Signature Pad oder Pen Pad genannt, wurden extra für diesen Zweck entwickelt und bieten Ihren Kund*innen einen komfortablen Weg, papierlos zu unterschreiben. Der große Vorteil gegenüber Unterschriften, die auf Smartphones oder Tablets getätigt werden ist, dass am Touchpad auch die Geschwindigkeit sowie Druckstärke der Unterschrift zur eindeutigen Identifizierung gespeichert werden können.

Anders als beim Touchpad wird bei der elektronischen Unterschrift am Smartphone oder Tablet kein zusätzliches Endgerät benötigt. Verfügen Sie über geeignete firmeninterne Geräte, können Dokumente direkt dort über eine eigenhändige Unterschrift mit dem Finger unterzeichnet werden. Sowohl bei der Unterschrift am Touchpad als auch am Smartphone oder Tablet können neben dem Bild der Unterschrift weitere Daten zur eindeutigen Identifizierung gespeichert werden: Schreibgeschwindigkeit, Druckstärke des Stifts und mehr.

Es besteht außerdem die Möglichkeit, zu unterschreibende Unterlagen an die zuständigen Personen zu verschicken. Die Unterschrift kann dann innerhalb eines festgesetzten Zeitraums ortsunabhängig erfolgen.

Unterstützte Stufen der digitalen Signatur

Alle in der EU verwendeten und offiziell anerkannten Signatur-Qualitäten werden von der Post unterstützt. Dazu zählen neben der einfachen elektronischen Signatur auch die qualifizierte elektronische Signatur, für die besondere Anforderungen gelten.

Die einfach elektronische Signatur ist mit einer natürlichen Person verknüpft und enthält mindestens den Namen oder das Pseudonym der Person.

Dieser Unterschriftentyp muss eindeutig mit dem/der Unterzeichner*in in Verbindung stehen. Das kann beispielsweise durch das Hochladen eines Ausweisdokuments erfolgen. Darüber hinaus muss diese Unterschrift mittels Mitteln erstellt werden, die unter der alleinigen Kontrolle des*der Unterzeichner*in stehen.

Eine qualifizierte Signatur ist der eigenhändigen Unterschrift am Papier völlig gleichgestellt und muss über bestimmte Eigenschaften verfügen. Auch dieser Typ muss dem/der Unterzeichner*in eindeutig zugeordnet werden können, was auch eine Identifikation ebendiesem bzw. -dieser zulässt. Zusätzlich muss die qualifizierte elektronische Signatur von einer qualifizierten elektronischen Signatureinheit erstellt werden.

Die Unterzeichnung mit der qualifizierten elektronischen Signatur erfolgt über die Bürgerkartenfunktion der Handy-Signatur. Für Unternehmen kommt diese Art der digitalen Signatur im Bereich von Vertragsabschlüssen oder internen Freigaben zur Anwendung.

Mithilfe des elektronischen Amtssiegels werden behördliche Dokumente eindeutig als solche gekennzeichnet. Es wird in sichtbarer Form auf Bescheide und andere Papiere aufgebracht.

So wird gewährleistet, dass das Dokument von der betreffenden Behörde stammt und es auch in ausgedruckter Form Gültigkeit behält. So wird beispielsweise garantiert, dass die amtlichen Dokumente, die Sie über die elektronische behördliche Zustellung erhalten, Gültigkeit besitzen.

Das Firmensiegel stellt die elektronische Form des offiziellen Firmenstempels dar. So können wichtige Dokumente eindeutig Ihrem Unternehmen zugeordnet werden.

Typische Anwendungsgebiete für die digitale Signatur

Die digitale Signatur für Unternehmen unterstützt eine Vielzahl an branchenspezifischen Anforderungen und ist das ideale Beispiel für gelungene Digitalisierung:


Versicherungen & Finanzwesen

  • gültige Unterzeichnung von Verträgen
  • eindeutige Zuordnung von Finanzunterlagen


H
uman Ressources

  • Zeichnung von Arbeitszeitbestätigungen
  • Unterschrift auf Arbeitsverträgen