Post Business Solutions ermöglicht eine 100-prozentige Antragsverwaltung ohne Zeitaufwand.

Service Post Business Solutions: Robotic Process Automation

Branche: Post-, Logistik- und Dienstleistungsbranche

Die Österreichische Post AG ist ein führender, international tätiger Konzern mit Sitz in Wien. Sie bietet ein umfassendes Portfolio an Dienstleistungen in den Bereichen Brief- und Werbepost, Paket- und Logistikdienste und Filial- und Finanzdienstleistungen.

Herausforderung und Lösung

Die Ausgangssituation der Österreichischen Post AG und unser Lösungsansatz im Überblick.

Herausforderung Lösung

Für jede neue Mitarbeiteraufnahme muss eine Förderung zur Wiedereingliederung beim AMS beantragt werden. Das manuelle Bearbeiten der Förderanträge mit den Daten aus SAP ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Mitarbeiter*innen müssen regelmäßig in die eAMS-Plattform einsteigen und Daten manuell eingeben und auch den Bearbeitungsstand seitens AMS monitoren, was zu einer hohen Arbeitsbelastung führt. Der Ablauf ist ineffizient und erhöht das Risiko, wichtige Nachrichten oder Dokumente zu übersehen.

Post Business Solutions ermöglicht eine 100-prozentige Antragsverwaltung ohne Zeitaufwand. Durch den Einsatz eines intelligenten Bots wird der gesamte Prozess von der Antragserstellung bis zum Abschluss automatisiert. Neue Work-Items im SAP-System werden automatisch erkannt, und der Bot erstellt daraus eigenständig Anträge zur Eingliederungsbeihilfe oder Lehrlingsförderung im eAMS-Portal. Gleichzeitig fungiert er als Schnittstelle zwischen den Mitarbeiter*innen und dem eAMS, indem er Nachrichten und Dokumente zuverlässig zwischen den Systemen überträgt und aktualisiert.

Darüber hinaus überwacht der Bot kontinuierlich beide Plattformen, erkennt neue Informationen, ergänzt fehlende Unterlagen und schließt den Geschäftsfall automatisch ab, sobald eine Entscheidung über die Förderung getroffen wurde. So wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Fehleranfälligkeit deutlich reduziert. Die Mitarbeitenden haben kein Systembruch mehr, die Bearbeitung erfolgt ausschließlich auf der SAP-Oberfläche.

Das Ergebnis unserer Zusammenarbeit

Durch die Automatisierung der Förderantragsprozesse konnte die Österreichische Post über 500 Anträge pro Monat digital abwickeln und täglich rund drei Stunden an manueller Bearbeitungszeit einsparen. Ein klarer Effizienzgewinn gegenüber der bisherigen, unübersichtlichen Doppelpflege in SAP und eAMS.

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Das sagt die Österreichische Post AG über die Zusammenarbeit

„Die Implementierung der automatisierten Lösung durch Post Business Solutions hat unsere Prozesse im Bereich der Förderanträge signifikant optimiert. Die Effizienzsteigerung trägt wesentlich zur Qualität und Geschwindigkeit unserer internen Abläufe bei.“

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