Wutscher Optik digitalisiert Rechnungsprozesse mit Post Business Solutions

Service Post Business Solutions: Rechnungserfassung und Mailroom Invoice

Branche: Handel

Wutscher Optik GmbH & Co KG ist ein österreichisches Handelsunternehmen mit über 100 Filialen. Es betreibt Optikerfachgeschäfte und handelt mit Brillen, Kontaktlinsen und Hörgeräten.

Herausforderung und Lösung

Die Ausgangssituation von Wutscher Optik und unser Lösungsansatz im Überblick.

Herausforderung Lösung

Bei Wutscher Optik gingen die Lieferantenrechnungen zentral in der Grazer Unternehmenszentrale ein, während die fachliche Prüfung dezentral in den über ganz Österreich verteilten Filialen erfolgte. Die bisherige Verteilung der Rechnungen per E-Mail-Anhängen erwies sich als äußerst unübersichtlich und zeitintensiv – ein Prozess, der sowohl die Effizienz als auch die Nachvollziehbarkeit stark beeinträchtigte.

Um den aufwendigen und fehleranfälligen Rechnungsprozess zu optimieren, setzt Wutscher Optik auf die digitale Lösung der Post Business Solutions. Eingehende Rechnungen – sowohl aus postalischen Sendungen als auch aus PDF-Anhängen – werden zentral durch dir Post Business Solutions digitalisiert. Dabei erfolgt eine strukturierte Extraktion der Rechnungsdaten sowie die Konvertierung in ein standardisiertes PDF-Archivformat.

Anschließend werden die digitalisierten Rechnungen samt Metadaten in die Plattform Mailroom Invoice hochgeladen. Dort durchlaufen sie einen semiautomatisierten, standortunabhängigen Workflow zur Prüfung und Freigabe. Abgeschlossene Rechnungen werden direkt über eine Schnittstelle ins Buchhaltungssystem übertragen und gleichzeitig revisionssicher in Mailroom Invoice archiviert – für maximale Transparenz und Effizienz im gesamten Rechnungsprozess.

Das Ergebnis unserer Zusammenarbeit

Durch die Auslagerung der Digitalisierung und die Einführung eines semiautomatisierten Workflows konnte Wutscher Optik die interne Bearbeitungszeit von Lieferantenrechnungen deutlich verkürzen. Zusätzlich sorgt die zentrale Plattform Mailroom Invoice für eine vollständige Übersicht über alle aktuellen Rechnungen auf Knopfdruck – ein klarer Effizienzgewinn gegenüber der früheren manuellen Verteilung per E-Mail.

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Das sagt Wutscher Optik über die Zusammenarbeit

„Dank der Lösungen der Post Business Solutions haben wir heute volle Transparenz über alle Rechnungen – jederzeit und standortunabhängig. Das erleichtert unsere tägliche Arbeit enorm.“

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