Compliance

Übersicht

Der Begriff Compliance bedeutet die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und konzerninterner Regelwerke.
 
Ziele sind Schutz von Mitarbeiter*innen sowie Organen des Unternehmens, Vermeidung von Reputations- und Haftungsrisiken sowie sonstiger Rechtsnachteile, Unterstützung bei der Erfüllung unternehmerischer Sorgfaltspflichten und Stärkung der positiven Außenwirkung.
 
Die Österreichische Post AG geht darüber hinaus. Wir möchten ein Umfeld schaffen, in dem sich alle Mitarbeiter*innen bei ihrer täglichen Arbeit auf Basis unseres Leitbildes an ethische Verhaltensgrundsätze halten.
 
Um einwandfreies und vorbildliches Handeln sicherzustellen, hat die Österreichische Post eine auf dem Leitbild und dem Verhaltens- und Ethikkodex basierende Compliance-Kultur etabliert. Ihre Aufrechterhaltung wird durch das Compliance-Management-System (CMS) nachhaltig gewährleistet. Das CMS wird kontinuierlich verbessert. Es setzt auf Transparenz, Risiko- und Prozessorientierung sowie Schulung und Beratung. Das CMS ist in nachfolgendem Schema dargestellt:

 Die Compliance Abteilung verantwortet die Umsetzung folgender Themen:

• Kapitalmarkt-Compliance
• Business-Compliance
• Lieferant*innen-Compliance
• Whistleblowing
   

Darüber hinaus unterstützt die Compliance-Abteilung bei Fragen zum Verhaltens- und Ethikkodex (Compliance-Abteilung fungiert als koordinierende Stelle).

Wir berichten über unsere Aktivitäten jährlich im Geschäftsbericht (siehe Corporate Governance Bericht und NFI Erklärung) sowie im Nachhaltigkeitsbericht der Österreichische Post AG.

Richtlinien

Im Bereich der Kapitalmarkt-Compliance werden die gesetzlichen Anforderungen der EU-Marktmissbrauchsverordnung und des Börsegesetzes in der Kapitalmarkt-Compliance-Richtlinie umgesetzt. Hinsichtlich der Kapitalmarkt-Compliance untersteht die Konzern-Compliance-Verantwortliche unmittelbar dem Gesamtvorstand.
Die Kapitalmarkt-Compliance-Richtlinie umfasst folgende Themen:

• Verbot des Missbrauchs von Insiderinformationen
• Regelungen zum Umgang mit kapitalmarkt-relevanten- und Insiderinformationen
• Maßnahmen zum Schutz von kapitalmarkt-relevanten und Insiderinformationen
   

Im Bereich Business-Compliance werden insbesondere die gesetzlichen Vorgaben des Korruptionsstrafrecht (s. §§ 304 ff. Strafgesetzbuch) sowie die Anforderungen resultierend aus freiwilligen Selbstverpflichtungen wie beispielsweise das Bekenntnis zum UN Global Compact und der Mitgliedschaft bei Transparency International Austrian Chapter umgesetzt.

Die Business-Compliance-Richtlinie umfasst folgende Themen:

• Verbot der Korruption
• Umgang mit Geschenken, Einladungen und sonstigen Vorteilen
• Umgang mit Sponsoring und Spenden
• Umgang mit Interessenkonflikten
• Umgang mit Unternehmensressourcen
   

Im Bereich der Lieferant*innen-Compliance werden die gesetzlichen Anforderungen der EU-Lieferkettenrichtlinie (CSDDD) umgesetzt. Darüber hinaus definiert die Richtlinie zur Lieferant*innen-Compliance Vorgaben und Due-Diligence-Prozesse, um die Einhaltung der Werte des Verhaltens- und Ethikkodex und der Leitprinzipien der Grundsatzerklärung bei den Lieferant*innen zu gewährleisten. 

 
Im Bereich des Hinweisgeber*innenschutzes (Whistleblowing) werden die gesetzlichen Vorgaben gemäß der „Richtlinie (EU) 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ sowie dem österreichischen HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) erfüllt. Wir unterstützen und ermutigen Mitarbeiter*innen, Auftragnehmer*innen und andere Stakeholder, Bedenken in Bezug auf ein mögliches Fehlverhalten oder mögliche Verstöße gegen Gesetze und interne Vorschriften zu melden. Sämtliche Hinweise werden streng vertraulich behandelt und die Identität der Hinweisgeber*in geschützt. Auch wenn sich ein Verdacht als unbegründet herausstellen sollte, müssen keine unmittelbaren oder mittelbaren Nachteile befürchtete werden, wenn ein Hinweis nach bestem Wissen und in redlicher Absicht gegeben wurde.