Digitaler Posteingang Sie möchten jederzeit und von jedem Ort aus Zugriff auf Ihre Unternehmenspost haben? Mit dem Digitalen Posteingang erhalten Sie Ihre Briefpost am selben Tag in digitalisierter Form. Auf Wunsch können die Daten klassifiziert, extrahiert und in maschinenlesbarer Form bereitgestellt werden. Der Digitale Posteingang spart zeitliche und finanzielle Ressourcen und sorgt dafür, dass Informationen einfacher auffindbar sind. Machen Sie den ersten Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro!
Eingangspost effizient verwalten
Die Anzahl an Kanälen, über die Unternehmen Dokumente und Informationen erhalten, nimmt kontinuierlich zu. Auch die Vielzahl an Informationen, die tagtäglich verarbeitet werden müssen, kann sehr herausfordernd sein. Da bleibt nur wenig Zeit, sich um die wirklich wichtigen Dinge, wie beispielsweise die Kundenbetreuung, zu kümmern. Wir helfen Ihnen, dabei den Überblick zu bewahren – indem alle Dokumente einheitlich digital erfasst, klassifiziert, an die richtigen Stellen verteilt und archiviert werden. Neben dem Posteingang digitalisieren wir auch Ihre Rechnungen, Bestellungen und Formulare.
Welcher Digitale Posteingang ist der Richtige für Sie?
Möchten Sie Ihre gesamte physische Eingangspost tagesaktuell elektronisch zugestellt bekommen, ist der Digitale Posteingang Basic die richtige Wahl. Ergänzend werden mit dem Digitalen Posteingang Premium die Dokumente, welche über physische und digitale Kanäle eingehen, noch zusätzlich klassifiziert, gewünschte Inhalte extrahiert, validiert und in maschinenlesbarer Form für Sie bereitgestellt.
- Höchste Sicherheitsstandards
- Taggleiche Verarbeitung
- Höchste Datenqualität
Der Digitale Posteingang Basic unterstützt Sie beim standortunabhängigen Arbeiten und ermöglicht den Zugriff auf Ihre Tagespost im Homeoffice. Durch die elektronische Zustellung verkürzen sich Bearbeitungszeiten, was die Zufriedenheit Ihrer Kund*innen erhöht.
- Eingang der Tagespost
Ihre Tagespost kommt mittels Nachsendeauftrag, Postfach Privat Business Plus, Sammelkuvert oder Abholung früh am Morgen zu unserer Produktionsniederlassung. - Sortierung & Aufbereitung
Ihre Tagespost wird gegen von Ihnen definierte Positiv- & Negativlisten geprüft, automatisch entkuvertiert und für die Digitalisierung vorbereitet. - Digitalisierung
Ihre Postsendungen werden von unseren Mitarbeiter*innen auf High-End Scannern digitalisiert und in ein gängiges elektronisches Dateiformat (z.B. PDF, JPG oder TIFF) umgewandelt. - Elektronische Zustellung
Die digitalisierten Dokumente werden Ihnen elektronisch via unserer Mailroom-Lösung, SFTP Server, SharePoint Online oder per E-Mail übermittelt. - Archivierung, Weiterleitung oder Vernichtung
Die originalen Poststücke werden entsprechend Ihren Vorgaben an Sie weitergeleitet, langzeitarchiviert oder nach einer Vorhaltefrist von 30 Tagen automatisch und datenschutzkonform vernichtet.
Unsere Erfolgsgeschichten
Die Rundumlösung für Ihre Tagespost - der Digitale Posteingang Premium! Zusätzlich zur elektronischen Zustellung werden Ihre Sendungen auch automatisch klassifiziert sowie die darin enthaltenen Daten extrahiert. Die Datenqualität wird durch unsere Mitarbeiter*innen sowie künstliche Intelligenz validiert.
- Physische & digitale Eingangskanäle
Ihrem Unternehmen werden täglich unzählige Informationen in physischer oder elektronischer Form übermittelt. Zum Beispiel als Brief, per E-Mail oder über ein Kontaktformular in Ihrer App. - Zusammenführung der Informationen
Ihre Eingangskanäle laufen gesammelt bei uns zusammen. Physische Postsendungen werden bereits direkt im Briefverteilzentrum aussortiert und noch vor Beginn des Verteil- oder Umleitungsprozesses an uns übermittelt. Eine schnelle Verarbeitung ist damit garantiert. - Digitalisierung
Physische Postsendungen werden geöffnet und von unseren Mitarbeiter*innen auf High-End Scannern digitalisiert. Sie legen fest, welche Arten von Briefsendungen verarbeitet werden und welche ungeöffnet an Sie weitergeleitet werden. - Datenextraktion & Klassifizierung
Die nun vollständig digitalisierten Informationen aus allen Kanälen werden von unserer Software mit Hilfe von selbstlernenden Algorithmen und künstlicher Intelligenz klassifiziert und die darin enthaltenen Daten Ihren Vorstellungen entsprechend extrahiert. - Qualitätssicherung & Validierung
Um Ihnen Daten in höchster Qualität bereitstellen zu können, werden die ausgelesenen Informationen nochmals von unseren Mitarbeiter*innen auf Korrektheit geprüft. Dank der Kombination aus künstlicher und menschlicher Intelligenz erreichen wir eine Qualität von über 99% korrekt ausgelesener Daten. - Konformitätsprüfung
Die Daten werden entsprechend Ihrer Anforderungen einer Konformitätsprüfung unterzogen. Diese kann zum Beispiel die Prüfung auf gültige Postleitzahlen, gültige Kundennummern oder auch eine Unterschrift sein. - Zustellung
Die nun strukturiert aufbereiteten Daten werden an Ihr Unternehmen und die im Prozess nachgelagerten IT Systeme zur weiteren, automatisierten Verarbeitung übergeben. Das geschieht selbstverständlich verschlüsselt via SFTP, SharePoint Online, E-Mail/TLS oder via unserer Mailroom-Lösung. - Archivierung
Physische Informationsträger wie beispielsweise Briefe werden nach der Verarbeitung entweder an Sie zugestellt oder für einen vorgegebenen Zeitraum gelagert. Danach werden die Belege entweder in Ihr Archiv überführt oder auf Wunsch datenschutzkonform vernichtet.