Mailroom Invoice Digitale Rechnungsbearbeitung von elektronischen und physischen Rechnungen Als Dokumentenmanagement-System (DMS) verbindet Mailroom Invoice physische und elektronische Eingangsrechnungen in einer gemeinsamen digitalen Lösung. Diese können von berechtigten Mitarbeiter*innen jederzeit geprüft, bearbeitet und freigegeben werden. Der gesamte Workflow wird zentral verwaltet und spart viel Zeit und jede Menge Ressourcen im Unternehmen. Das ist besonders wichtig, wenn es um komplexe Rechnungen geht, die von mehreren Ebenen im Unternehmen geprüft und genehmigt werden müssen. Als cloudbasierte DMS-Lösung ermöglicht Mailroom Invoice nämlich ein permanentes Tracking von sämtlichen Workflows zur Rechnungsbearbeitung. Ähnlich dem Mailroom Tracking kann so z. B. jederzeit per Tastendruck geprüft werden, ob, in welcher Phase und von welchem*r Mitarbeiter*in eine Rechnung bearbeitet wurde.

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Wie funktioniert Mailroom Invoice?

Die Rechnungsbearbeitung kann mit  Mailroom Invoice in einem cloudbasierten Dokumentenmanagement-System abgebildet werden:

  1. Sämtliche Eingangsrechnungen – egal ob sie physisch oder elektronisch ins Unternehmen einlangen – werden digitalisiert, z.B. mit Hilfe unserer Rechnungserfassung. Dabei werden komplexe Metadaten extrahiert, die eine präzise automatische Verteilung in die einzelnen Abteilungen ermöglichen.
  2. Ein nahtloses Schnittstellenmanagement mit Mailroom Invoice innerhalb des DMS führt anschließend zu einer sekundenschnellen Verteilung von Rechnungsdaten in einem Rechnungseingangsbuch in der Cloud.
  3. Aus dem Rechnungseingangsbuch werden die Daten einem Freigabe- und Genehmigungsworkflow zugeführt. 
  4. Nach der Prüfung und Genehmigung durch zuständige Mitarbeiter*innen werden die Rechnungen über weitere digitale Schnittstellen zur Verbuchung ins entsprechende SAP-System übergeben. 
  5. Am Ende werden die Belege revisionssicher und mit gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten je Dokumentenklasse digital archiviert.

Sicher und flexibel

Da Mailroom Invoice eine cloudbasierte Softwarelösung ist, kann die Kontrolle des gesamten Workflows sowie die Prüfung und Genehmigung von Rechnungen über den Browser am PC oder auch ortsunabhängig über mobile Endgeräte erfolgen. Das schafft zusätzliche Flexibilität und erhöht die Effizienz. Die Österreichische Post arbeitet ausschließlich mit Rechenzentren in Österreich, Deutschland und der Schweiz zusammen und gewährleistet damit den höchstmöglichen Schutz sensibler Firmendaten.

Ihre Vorteile

Mit der Österreichischen Post als verlässliche Partnerin an Ihrer Seite genießen Sie zahlreiche Vorteile:

  • Komplexe Rechnungen können rasch und transparent bearbeitet werden
  • Mitarbeiter*innen haben durch schnelle interne Verteilung von Rechnungen mehr freie Ressourcen für Kernaufgaben
  • Rechnungen werden revisionssicher und digital archiviert